文件筐测评的四个步骤

文件筐测评的四个步骤

　　文件筐测评(In-Basket Test)，通常又叫公文筐测评，是测评中高级管理人员最常用和最核心的技术。文件筐测评是让应聘者在限定时间(通常为1-3小时)内处理事务记录、函电、报告、声明、请示及有关文件，在只给出背景介绍、日历、没有旁人协助的情况下回复函电，做出决定，拟写批复。以下是小编整理的文件筐测评的四个步骤，欢迎查看。

　　文件筐测评具有以下特点：

　　1、文件筐测评把应聘者置于模拟的工作情景中去处理公文，兼备了情境模拟技术和纸笔测验的优点。

　　2、文件筐测评是一套公文的组合，可以从多个维度上测评应聘者的胜任能力。

　　3、文件筐测评高度仿真和接近管理实战，是不折不扣的“管理者实战演习”。

　　那么，如何组织并实施文件筐测评呢?博思创业根据多年的实践经验，总结了文件筐测评的实施方法和流程，在这里以某省电信企业为例，向读者阐述。

　　项目背景：

　　2007年，某省电信企业向全社会公开招聘市分公司副总经理一职。博思创业运用管理能力测试、业务知识测验、性格测试和管理者情商测试等纸笔测验方式对应聘者进行初选，并选择进入文件筐测评阶段的人员。

　　第一步：题目设计

　　1、确定测评维度

　　博思创业通过工作分析了解市分公司副总经理的工作内容，以及完成工作所必须具备的胜任特征;确定测评的六个核心胜任特征维度，包括计划能力、决策能力、人际沟通能力、突发事件处理能力、组织协调能力和领导能力。

　　2、编制文件

　　博思创业运用关键事件法访谈了部分市公司总经理和副总经理，并调阅了市公司日常公文，收集大量的素材。接着，博思创业对素材进行筛选、加工，编制与实际工作活动和环境相适应的测评材料。

　　例如：

　　十里沟县关于如何应对竞争对手拓展农村市场的请示

　　秦副总：

　　最近两个月，我县新增入网用户数量不断减少，用户离网率有增加的趋势。经过调查发现，这部分用户主要集中在农村。

　　1、在我县部分乡镇，竞争对手投入较大资金新建了部分基站，对现有网络进行了扩容与优化，从而使得竞争对手的网络覆盖和网络信号上了一个大台阶，并且得到了广大农村用户的认可。

　　2、竞争对手推出最低价位180元的定制机，并且买手机立刻就能获得优惠话费赠送，手机实际价格非常低(最低只有50元)，竞争对手的这项举措在农村反响很大。

　　3、在渠道上，竞争对手利用“小卖部”、“村干部”、“小能人”等做代理人，给我们的代办点造成了不小的冲击。

　　面对这种情况，恳请市公司给予相应的帮助和指示，以便尽快抢占农村市场!

　　十里沟县公司经理 王明

　　2007年7月9日

　　3、试测与收集答案

　　为了验证编制出来的文件筐的效度，博思创业将文件筐试测于一批优秀的副总经理和市公司中层管理人员。如二者区分效度不明显，则将文件进一步的修改。在试测的过程中，可收集部分优秀的答案。

　　4、确定参考答案

　　博思创业通过关键事业法、专家意见法和试测法，总结题目对应的参考答案。

　　例如：上道题目的参考答案为：

　　1、请市场经营部牵头，工程建设部、代办营销部配合，针对终端补贴、渠道发展、网络等问题进行调研，结合其他区县情况，针对共性问题尽快制定方案，并向我汇报

　　2、若仅为十里沟县的个性问题：工程建设部调查网络覆盖情况，提出建设或优化方案，报省公司进行立项批复;市场经营部研究竞争对手的营销政策，提出终端补贴方案;代办营销部提出渠道改进方案。

　　第二步：测试前准备

　　博思创业认为，测评前的准备是文件筐测评顺利实施的关键。测评前的准备主要包括指导语的设计、测评材料的准备、测评场地的准备等。只有将这些工作做得周到细致，才能确保实施质量。

　　1、指导语设计

　　指导语需说明应聘者在文件筐测评中的任务及有关要求，文字应通俗易懂，以保证每个应聘者都能够准确无误地理解测评要求。一个典型的指导语应该是这样的：

　　今天是2007年7月9日(周一)。恭喜您将有机会在以下的一个半小时中担任五州市分公司副总经理，由于公司总经理王凯公务外出，预计三天后回来。因此，在他回来之前您将全权处理公司的一切事务。

　　现在是下午两点。在处理完一般的工作安排之后，您来到您的专用办公室。秘书已将今天需要处理的文件整理成册，并放在您的办公桌上。您必须在一个半小时内处理好这些文件。三点半在会议室还有一个重要会议由您主持。很抱歉，由于电话线路维修，您在处理文件过程中，没有办法与外界通话，所以，需要您以文件、备忘录或便条的形式将所有文件的处理意见写出来，最后，交给秘书负责传达。

　　记住：您被公司同仁称为“秦副总”。

　　2、测评材料的准备

　　(1)准备好背景材料。其核心目的是为应聘者处理文件筐测评中的各种问题提供一个背景情况，以保证应聘者有足够的背景信息可以参照。背景材料应包括公司简介、组织结构图和日历等。

　　(2)准备好答题纸。答题纸一般由三部分内容组成：一是应聘者编号、姓名、应聘职位、文件序号;二是处理意见;三是处理理由。

　　3、测评场地的准备

　　文件筐测试对场地的要求不高，但要保证每个应聘者有一张桌子和必要的办公用具。为了保密和公平，最好所有的应聘者在同一时间内完成文件筐测评。

　　第三步：测评阶段

　　1、导入

　　在文件筐测评正式实施前，主考官对测评要求做简要介绍，同时强调有关注意事项。这一阶段应聘者有任何疑问可以向主考官询问。

　　2、测评

　　发完题目、答题纸和草稿纸后，应聘者正式答题。应聘者在这个阶段有任何问题，都不得向主考官进行提问。测评结束时，应聘者必须同时停笔。对于提前完成的应聘者，不要让他们离开考场，因为下一个阶段主考官可能还会对应聘者进行必要的追问。

　　3、提问

　　测试结束以后，主考官浏览应聘者的批复，当感到应聘者的回答模糊不清或无法辨明批复理由时，进行单独提问，以澄清模糊之处。

　　第四步：评分阶段。

　　博思创业采取维度评定计法分(dimension rating scheme)对应聘者的批复进行评分，这种方法要求所有考官对应聘者所有维度都计分，计分进行系统纠偏。

　　总分数=系统纠偏后每个维度得分评均分x该维度的权重

　　小结：通过本次文件筐测试，1/3左右的应聘者的能力素质与市分公司副总经理较匹配。博思创业又采取了无领导小组讨论和结构化面试技术，帮助客户选择合适的人选。

　　定义

　　模拟一种假设环境，如单位、机关所发生的实际业务、管理环境。提供给受测者的信息如函电、报告、声明、请示及有关材料等文件，内容涉及人事、资金、财务、市场信息、政府的法令、工作程序等多种材料，这些材料放在公文筐里，测验要求受测者以管理者的身份，模拟真实生活中的情景和想法，在规定的条件下在限定时间（通常为1~3小时）内对各类公文进行现场处理，评委通过对受测者处理文件过程中的行为表现和书面答案，评价其计划、授权、组织、预测、决策和沟通的能力，该测验通常用于管理人员的选拔。测验一般只给日历、背景介绍、测验指示和纸笔，考生在没有旁人协助的情况下回复函电，拟写指示，作出决定，以及安排会议，评分除了看书面结果外，还要求考生对其问题处理方式做出解释，根据其思维过程予以评分。文件筐测验具有考察内容范围广、表面效度高的特点，因而非常受欢迎，使用频率居各种情境模拟测验之首。

　　特点

　　文件筐测验的主要特点表现在以下几个方面：

　　1、考察内容范围十分广泛。

　　作为纸笔形式的文件筐测验，测评受测者的依据是文件处理的方式及理由，是静态的思维结果。因此，除了必须通过实际操作的动态过程才能体现的要素外，任何背景知识、业务知识、操作经验以及能力要素都可以涵盖于文件之中，借助于受测者对文件的处理来实现对受测者素质的考察。

　　2、表面效度很高。

　　文件筐作业所采用的文件，十分类似甚至有的直接就是应聘职位中常见的文件，因此，如果受测者如果能妥善处理测验公文，就能理所当然地被认为具备职位所需的素质。

　　3、应用范围大。

　　考察内容范围的广泛使得文件筐测验具有广泛的实用性，并且表面效度高，易为人所接受，因此，文件筐测验在众多公选考试测验中普遍使用的.一种。

　　4、情景性强。

　　文件筐测验完全模拟现实中真实发生的经营、管理情景，对实际操作有高度似真性，因而预测效度高。

　　5、综合性强。

　　测验材料涉及到日常管理、人事、财务、市场、公共关系、政策法规等行政机关的各项工作，从而能够对高层及中层管理人员进行全面的测评与评价。

　　6、评分难度大。

　　文件处理结果的评价受多种因素的影响，机构、氛围、管理观念不同的组织，具有不同的评价标准。在文件筐测验的评分确定过程中，专业人员和实际工作者往往存在理解上的差异。

　　7、成本很高。

　　文件筐测验的试题设计、实施、评分都需要较长的研究与筛选，必须投入相当大的人力、物力和财力才能保证较高的表面效度，因此花费的精力和费用都比较高。

　　考擦内容

　　管理人员计划、组织、预测、决策、沟通能力的个体水平和群体水平是企业管理团队核心能力的标尺，对于企业可持续发展力的保持和提升具有重大意义。五大能力的考察是文件筐测验关注的焦点。下面就以市场总监为例向大家逐一进行介绍：

　　计划能力

　　是指被测评者在分析每一既得信息所反映的问题、问题产生的根源以及各问题间的相互关系并据此确定工作目标、工作任务、工作方法和工作实施步骤的能力。对于市场总监来讲，就是考察他（她）在特定的外部竞争环境和内部资源条件下进行产品计划、价格计划、分销计划和促销计划的能力。滚动计划法的应用情况、计划的可行性、实施所需时间/成本以及风险度是考评管理者计划能力关键指标。

　　组织能力

　　是指被测评者按照各项既定工作任务的重要和紧急程度安排工作次序、调配人力/物力/财力资源、合理分工/授权并进行相应组织机构或人事调整的能力。当某大区的商品营业额出现大幅度滑坡时，市场总监往往要组织增派促销人员、调拨促销用品、加大营销费用，授予大区市场经理临时特别权力，甚至调整大区市场部组织机构或管理班子来加以应对。工作次序安排、资源配置、工作分工/授权情况以及组织措施的成本和风险度是考评管理者组织能力的关键指标。

　　预测能力

　　是指被测评者对模拟工作环境中相互关联的各类因素及总体形势未来发展趋势进行准确判断并预先采取相应措施的能力。竞争对手在某中心城市的各大商场刚刚投放一种明显优于公司现有主导产品的新产品，而该城市正是公司计划下一步重点经营的目标市场——准确的预测及有效的应对措施此时对市场总监来讲就显得十分关键。对工作环境中各类相关因素及总体形势未来发展的多种可能性及其发生概率的分析论证、各种防范/因应措施的合理性是考评管理者预测能力的关键指标。

　　决策能力

　　是指被测评者在解决实际工作问题（特别是解决重要且紧急的关键问题）时策划并选择高质量方案的能力。公司的新产品已被消费者认同，销售额和利润正在快速增长，仿制品也开始进入市场——是重点开拓全新市场、建立新的分销渠道，还是在已开发市场转变广告宣传策略、降价促销呢？这就需要市场总监审时度势、全面斟酌、正确决策。决策目标的清晰程度、备择方案（一般为两到三个）的可行性、各方案的评价/比较和最终确定的方式是考评管理者决策能力的关键指标。

　　沟通能力

　　是指被测评者通过书面形式准确表达个人思想和意见的能力。实际工作中，市场总监会经常以电子邮件、传真、信函或公文的形式与各大区经理进行工作交流、根据市场人员状况和市场竞争态势对大区经理进行适时的工作指导、对大区经理进行日常慰问和精神鼓励等等——这就需要良好的书面沟通能力。沟通网络和沟通方式的选择、信息的准确性、思维的逻辑性、结构的层次性、文字的流畅性是考评管理者沟通能力的关键指标。