外企电子邮件的游戏规则[1]

外企电子邮件的游戏规则[1]

从国企到外企的"电邮冲击"

小王刚从国企跳到了外企，一进入外企，他发现外企大多数工作都是在电邮上展开的，甚至同事之间70%的交往是在电邮上进行的，经过两个月的工作，他总结了三条经验：

邮件多过公文

小王过去在国企，曾经当过领导的秘书，国企盛行的是文本公文，公文都要打成小四号字的仿宋体。而现在任职的外企除了合约以外，基本是无纸办公。绝大多数对领导的请示、汇报都通过电邮，与同事的沟通也都要写电邮。外企的电邮也有规范，邮件主体尽量不要出现汉字，汉字只能在附件中出现。邮件字体一般要求英文用Verdana,汉字用细等线简体。

汇报，口头不如电邮

在国企的时候，小王经常去处长的办公室口头汇报工作，而且谁去汇报得越频繁，谁就越被同事认为是领导的红人。可是现在到了外企，老板从来没有叫他去汇报工作。过了两周，小王还在纳闷，被老板叫去问话："你怎么从来不用邮件向我和同事汇报工作进度和反馈执行情况？"这一问，小王才知道外企不流行口头汇报工作，他才意识到外企一天的工作量可能是国企的4-5倍，领导没有那么多时间面对面听取工作汇报，而且领导也更健忘，需要邮件提醒。

抄送还是不抄送

小王在国企的时候，通常是对外才会使用邮箱，邮箱里面一周能收到4-5封电邮；而他来外企之后，一天就能收到15-30封电邮。经常同事会把一些与小王无关的邮件抄送到小王的邮箱里面来，一开始，小王还会诧异同事是不是发错了。

有一天，同事终于忍不住问小王："小王，你怎么从来不把你的邮件抄送给我们呀，我们都是开发组的呀！"小王原来以为一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同一个团队的同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，这样整个团队才能协同前进。于是，小王开始了向团队和老板抄送，过了一段时间，老板又找小王麻烦了，"你怎么什么鸡毛蒜皮都抄送给我呀？"经过了一个半月，小王才掌握到了邮件抄送的尺度。

外企电邮门道多

很难想象，外企的.电邮系统如果瘫痪上几天，公司的运营和管理会出现为什么样的状况。据统计，80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务。

电邮与每个白领的职业发展关系也是如此紧密，不要把电邮简单地理解为一封信，应该把电邮理解成为一种最重要的职

场沟通方式。别小看了电邮功能中的抄送、暗送、转发等功能，简单的几个词，里面大有玄机。

面对面抄送是为了明晰责任

非外企人士经常会嘲笑，外企白领写电邮写到痴迷的程度，无论大事小事都写电邮，即使面对面坐着也要写电邮。对此，外企白领Emily的答复是：如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此"死无对证".电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。最近有同事不按规矩出牌，用即时通讯工具给Emily传重要公文，结果Emily漏掉了。现在Emily即时通讯工具签名上多了一条，"请不要通过QQ和MSN传文件！"