跟单文员实习日记

跟单文员实习日记

　　实习日记(1)

　　今天跟单员跟我讲了跟单员的一些职责，因为老板准备要我去跟单了。 首先跟单员需要每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人;答客人的任何关于订单的问题。收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂，因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。

　　然后打印出物的电邮要按款号存档。收到客人原办和资料拍照或画图需要检查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产然后整理好资料，开办单给工厂报价及做初办(一般报价要在两日内完成)。同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。督促工厂能够按时交货。收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价制做价目表给公司老板批准，老板批准OK后，会有一个报价给客人，待客复价钱OK即可做以下的工作了。

　　接着就是追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂(将会写上客人评语)自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。客人有头办评语写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂要求工厂按评语做生产前办(或销售办或称为大办视客人要求)订物料或重新做物料办

　　最后在做办期间，要做好生产制单及QC查货的文件，包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。还要一件正确的PP办。PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。挂好挂牌，就可以寄给客人。待客人批复OK即可通知工厂开裁生产了。

　　安排QC查中期。工厂开裁2-3日要通知QC同事去看中期了。

　　走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供给船务部的同事。

　　实际生产中会有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至要同客人协商

　　实习日记(2)

　　今天本以为会轻松了，没想到跟单员跟我说我还需要很多表格要做。这几天因为跟单的事情我都快累崩溃。

　　因为工艺尺寸表和订单计划表是由公司提供(以便检品时有正确的依据)，所以我就不用再做了，不过我还要做主辅料色卡、交货配比数或裁剪数、验货报告单(对生产质量进行检验)、生产计划表(对近期的计划进行管理)、装箱单(根据工厂的实际生产情况制定，对工厂的装箱数字进行控制)、出货汇总表(对已出货的款式进行管理)等 。

　　跟单必须需要一套正确的搭配数量表，以便控制裁剪生产过程中的具体数量。也要在生产前核算出主料的总量是否满足交货的数量，及时地作出调整。在开裁的过程中把裁剪的损耗尽量控制在2%的范围内。要建立正确的裁剪数字，主料耗量等统计表。其次对生产过程中每日的生产计划，生产实数作统计以便控制交货进度。 在交货期已确定的情况下，与工厂联系生产计划及每日进度安排，建立正确可*的生产进度表，包括后道的包装进度，在交货前一周必须确定工厂是否按期完成的判断。 所以制作表格是很重要的。

　　今天的工作中我了解到，跟单员要有良好的沟通能力和调解能力，对工厂提出各种建议都要有合适的方法，杜绝产生冲突。能自我调整好心态。每天要进行自我工作总结，主动向公司反映工作进度 。

　　实习日记(3)

　　今天我很诧异，因为今天老板让我尝试跟单。当老板跟我说的时候，我都愣住了，不过不管了，既然老板这么安排是有她的道理的。而且我又不是没尝试过其他的职位，就比如说采购。

　　我跑到跟单员面前，他笑嘻嘻说，看来你的表现得到的老板的认可。我心里头乐滋滋的。他跟我主要说了一些怎么去找客户，能接单才是硬道理。找客人分两种，一种是我们主动出击，动用一切我们能用到的资源去发现潜在的客人。另外一种是撞上门的，客人主动来找你。不过无论是哪种，我们的关键是要抓住他，他还说，“不管黑猫白猫，能抓住老鼠就是好猫”，接到定单才是硬道理!在去抓老鼠之前我们也还是要先去找点诱饵，现在的老鼠太狡猾，轻意不会出来觅食的!

　　现在的网络这么发达，当然首选计算机网络了，所以第一步是从网上找客人，也是新人最常用或者说只能用的方法，毕竟它的优势特别明显，费用低，只要你有时间。而他的缺点也同样明显，效果小，符合经济学规律。他告诉我可以去B2B(BUSINESS TO BUSINESS)网站。因为他就是经常上这个网站的，而且效果不错，一个星期总有几公司问津。

　　他最后还提醒我说，虽然跟单卖的是产品，但是同样卖的是我们的个人。现在做生意在价格已趋向透明的时代，价格已经不是唯一因素。服务已经被提升到了一个很高的档次，服务需要人去服务，所以业务员本身的素质，能力，人格魅力在现在的生意场上尤其重要。做生意做的是人。

　　我想正如跟单员所说的，个人魅力也是一个成功的因素，或许在某个方面的长处被老板发现了，她才希望我去试试吧!

　　实习日记(4)

　　今天正式开始接触跟单了，因为有客户跟我EMAIL回复了，我兴奋不已。当我将这个消息告诉老板的时候，我们老板太高兴的对我说：我果然没有看错你!

　　然后我就跟着跟单员去准备样品。无论对方要我们的LED 还是主板，最终他们咸兴趣的还是我们的产品，在决定大批量购买之前他们肯定是想看看我们以前做过的产品，这种产品我们习惯叫样品。

　　跟单员对我说，样品是一个企业的形象代表。除了空洞的网络，其他公司对我们能直接接触的是什么?除了样品还能是什么?精明的人从一个样品就能对一个公司有个大体的了解，从对样品的处理方面就能看出一个公司的服务! 样品是产品品质的代表。一个样品就能体现出贵公司经营的产品是高档的还是低档的，是超市产品还是地摊货。样品是价格的代表。很多时候同样的图片不同的工厂出来的会是天差地别的价格，只有看到了样品，才能准备定价。一分钱一分货。 所以样品的准备是马虎不得的。样品对于一个企业有多重要，一个样品的好坏直接关系着客人是否能进来，定单是否被敲定，是关系着有没有生意做的大问题，所以他告诫我一定要引起重视，不要因为一个小小的样品毁了一个大大的定单!我一直点头称是。

　　我们准备了XXX，然后我和跟单员开始和XX公司定时间、地点以及检查样品等。

　　今天的经历让我感觉自己成长了很多，学会了很多，我更加自信了!

　　实习日记(5)

　　因为下星期一才跟XX公司接触，所以我们还有时间。不过去工厂验货也是必须的，否则因为一个样品让客人抓住把柄，我们的谈判将举步维艰。

　　跟单员还特别要求我带笔和尺子，以及验货报告。然后我们坐公司的车到公司指定的厂家去验货。

　　到了工厂，从包包中拿出笔，验货报告，验货工具，合同，看看总共有几箱。然后找了几个工人 来搬货。跟单员是比较有经验的，他告诉我，一般比例有个5%-8%就够了 ，如果数量太多的话，就按照规定要求来。我们自己去验货的目的.是了解工厂生产产品的情况， 挑的时候最好范围广一点，最好一批货东抽两箱，西抽两箱，加强随机性，不要到时候工厂作弊都不知道，那可真的惨了!听到这些，我立马警觉起来了，没想到一个验货都还有这么多技巧。

　　东挑西挑总算挑出来了几箱，先记下箱号，然后看看纸箱有没有破损啊，纸箱是不是专用的 有没有打包带，打包带是人工打的还是自动的最后看看封箱的胶带客人有没有要求(黄色胶带，透明胶带， 牛皮纸胶带等等)是不是要求工字型封箱?这些都是需要注意的重点。

　　看完纸箱后，一个字一个字的对过来，万一对错一个 可是要扣money的，因为有些工人是不认识英文的，象填箱号的 地方他们没填，重量和尺寸单位没转换，客人要求是LBS的他们做成了KGS,INCH的做成了CM，CUFT给 你写了个18等等，这些小细节要注意，工厂也不是存心想做错的，只是他们不知道该怎么做对!

　　今天感觉累死了，回到家都是腰酸背痛的，没想到跟单也不是一件容易的事情啊!

　　实习日记(6)

　　因为需要验货的数量比较多，要求比较繁琐，而且还有一些没有达到要求，所以今天还需要去查验其他产品和规格的货物。

　　昨天下午有雨时间紧迫没有验完，所以今天跟单员带着我继续来到工厂。昨天对了纸箱箱号，随机样品以及产品的一些尺寸厚度还有标码之类的。所以今天需要确认内盒的一些样品。

　　打开纸箱，确认纸箱里面的样品是否属于我公司要求的，里面还有只内盒，拿出合同继 续较对，看看内盒上面是否需要什么印刷啊，标贴啊，如果有条码还要找个扫描机来扫描，工厂没 有就带回来扫。然后再用标尺测量厚度和长度以及一些电容松动和是否通路等。内盒因为客户也对封箱胶带有要求需要按三面封口，所以按照客户的要求封。然后我们还要要较对的 是色差问题，中间修改多的还是要仔细较对整个彩盒的文字印刷，不怕一万，只怕万一呢! 然后在对照合同看上面的其它要求，最常用的就是贴标贴了，标贴上有UPC的所以还要注意要扫描过。

　　整个检查的过程完成以后，我们就跟工厂签订验货单，然后交由公司的采购员和财务部，由于我都有涉及，所以老板让我跟采购员和财务员直接商讨，最终交由老板直接裁、签字。

　　实习日记(7)

　　今天任务不重，我做完财务的事情就跟着跟单员在聊昨天的验货不足之处。 他说我们需要先看单个产品的包装，是PB,还是PB/HEADER,塑料袋的 封口严不严，吊卡订的正不正，客人对订书针的位置有没有要求，对PB的材质有没有要求，PB袋上 有没有印刷，印刷的内容有没有错误，要没要要求警告标，有没有要求UPC码和货号标，有没有要求 MADEINCHINA等等，一定要注意与合同一致，所有与客人不一致的地方都要修改。

　　看完包装以后看产 品，拿出确认样进行对照，用目测的地方用目测，用工具的地方用工具，原则上是要同确认样一致 !这里可能最麻烦的就是产品的品质上面出了点问题，如果严重的话那肯定是不能出货的，怕就怕 的是哪些不上不下的货，出也可以不出也可以，这个时候就要凭经验来判断了，要根据客人的性质 和对客人的了解来决定这批货的结果!如果自己没把握，多带几个出货样回公司，交给领导或者有 经验的前辈来判断这批货的去留!

　　由于我们昨天的事情解决的比较匆忙，而且我们商讨中还出现了一些不足，所以我们下午还需要重新去工厂验货。

　　在下午的验货过程中我们果真还发现了2个样品出现了质量问题，然后要求工厂跟换货物和对这批货物重现检测，封箱。我都不记得我们重复了多少次，不过，直到我们看的满意才放过的。

　　就这样，我下午和跟单员就在工厂呆了4个小时才重新将货物弄好，虽然我汗流浃背的，不过我觉得还是值得的，毕竟这是我第一次直接接触工厂，在这个过程中，得到了跟单员还有仓库管理员的高度评价，他们接着教育我，作为一个新人仍旧需要多看、多听、多学。

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