物资采购合同管理

物资采购合同管理

　　摘要：企业面临的市场，竞争将更加激烈，企业必须与时俱进，不断创新，把物资管理工作当作重点来抓，挖掘自身潜力，提高自身素质，使企业建立起核心竞争力，才能在日趋激烈的市场竞争中立于不败之地。本文主要对物资采购的规范化管理进行了分析探讨。

　　引言

　　资管理是一项复杂的系统工程，在企业管理中具有重要的地位和作用，也是企业管理中不可缺少的—部分，企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制，合理解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、价格以及质量等方面的矛盾，衔接好生产各个环节，确保生产顺利进行，实现物流合理化和效益最大化。

　　一、企业物资采购中存在的问题

　　1、一是对市场经济规律的特点和市场风险缺乏深刻认识，忽视了当前市场法规尚不够完善、市场运行尚不规范、监督管理尚不到位的客观实际，在物资采购过程中上当受骗。二是签订物资采购合同不符合《购销合同法》的规定，使企业遭受损失。三是计划管理不周密，物资采购量超出合理的物资消耗量，形成库存积压，造成浪费。四是物资采购归口管理不严，采购权分散，采购环节多，造成采购成本加大。五是物资采购运作不透明、暗箱操作，物资采购人员暗吃回扣。六是物资采购人员以次充好、抬高进价，或伪造进货发票和进货原始凭证、虚列进货，或涂改发票和进货原始凭证、以少报多，或虚报冒领采购费用、谋取私利。七是在采购中没有进行整体的量、本、利分析，只考虑所采购物资的价格因素，而忽略了其他因素，没有采用最佳采购方式，造成采购整体费用高。八是缺少可持续发展的战略决策，企业缺少中长期物资采购计划。

　　2、缺乏细致的物资成本预算和控制分析。周密细致的物资材料成本预算，辅之以科学的材料成本费用分析，是企业控制物资材料成本的依据和促进企业挖掘潜力、节约消耗的重要手段。形成物资材料成本分析和控制紧密结合的反馈制度，一方面可以做好奖惩工作，使物资材料指标完成好坏与经济效益相联系;另一方面可以将分析结果应用于今后的材料管理中，吸取经验教训。而目前施工企业普遍缺乏工程科学的计划组织，前期准备工作严重不足，导致物资材料成本预算脱离实际。

　　3、缺乏一套切实有效的、责权利相结合的物资材料管理体制。企业在为每个责任部门下达物资材料成本目标的同时，要赋予该部门相应的权利，做到权责的有机结合;同时，还必须定期对工作实绩进行考评和考核，并同经济利益紧密挂钩，以调动各部门在物资材料控制方面的主动性。而现行的施工项目管理体制，没有很好地将责、权、利三者结合起来没有形成完善的'物资材料管理系统。

　　二、物资采购的规划管理措施

　　1、加强物资计划管理，思想上要充分重视

　　领导是物资管理工作的组织者、指挥者。领导对物资管理工作重视，才能让员工对物资管理工作重视，上下才能协调起来，共同做好物资管理工作。

　　2、对企业生产所需各种物资所做的预算

　　物资供应部门在每年末，根据第二年度公司生产计划大纲，对所需物资种类和数量进行分解，参考年末物资库存情况，统筹做好物资采购计划预算，按时编制出物资需求计划表，准确上报公司。物资计划需求的种类和数量，要以企业生产计划大纲为基础，不能偏离，否则物资采购计划就没有实际意义，同时还会给企业生产造成被动。物资需求计划要尽可能准确，否则会出现—些物资奇缺，而一些物资长期不动态，造成积压，不仅影响企业生产的顺利进行，而且还给企业造成了经济损失。

　　3、加强物资采购合同管理和采购物资管理

　　物资采购合同的签订要按照公司有关规定执行，数额较大的合同必须经公司主管领导签署方可生效。在签订合同时，要注意合同的条款不能影响企业的利益，必须明确供应商所应承担的责任和义务。合同的条款内容不能违反国家法律和法规的有关规定。按合同采购回来的物资需符合质量要求，按实际需用量定时、定量提供给使用部门，使用部门满意。签订合同的期限要适当，能够满足全午的需求物资的需求，同时要相对稳定合作的供应商采购关系，以保证物资供应的稳定可靠牲。

　　4、合理运作采购资金是完成物资采购工作的关键环节

　　它不仅是保证企业产品质量的需要，更是堵住企业经营“成本漏洞”和利润隐形流失的需要。在物资采购之前，要明确企业所需物资的质量及技术要求，及时了解市场行情，同时对备选供应商的管理水平、技术能力、设备状况、品控制能力及财务信用状况进行深人调查，以确保采购物资质量和资质符合要求。做到同种物资比质量，同等质量比价格，同样价格比服务，同等服务比，信誉。

　　5、加强物资储备管理，保证生产有序进行

　　物资储备管理是企业保证生产正常进行的必要手段。为保证生产的正常运行，必须做好仓储管理工作，使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。签订合同的物资由供应室根据仓存和需求物资用量情况实行分批进货。常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量、品种充足又齐全。(1)物资验收入库必须严格按规定执行，对物资的品种、规格、数量都要严格检查，质量不合格的物资予以退货。(2)仓储物资储存过程中要采取良好的保管手段，以科学的方法做好物资保管工作。对仓库中的物资要根据物理性能、化学成分、体积大小及重量等进行分类，分别加以妥善保管，还必须配备相应的保管养护手段，确保在库物资的价值和使用价值。(3)严格财务制度，完善物资进出库各种手续，并定期进行盘点，保证仓库中的物资种类与数量和账目上的相同。(4)确定物资储备定额，保持合理的物资储备量。储备过多，会占用企业大量资金及消耗大量保管费用，使企业资金周转不灵;储备过少，一旦物资供应脱节，会影响生产的连续性，给企业带来重大的经济损失。应确定合理的储存时间、合理的储存空间和合理的储存数量。合理的物资储备不仅要求总量合理，而且要求结构合理。还要合理选择物资储存地点，并且通过合理摆放，有效地利用仓储空间。同时，还要根据时间条件的变化，不断完善、修订物资消耗定额。调整库存结构，降低库存储备，加快资金周转、减少对储备资金的占用，这也是物资储备管理创新的核心。做好物资储备工作，可以使企业库存物资经常保持在合理水平，节约储备占用资金，增强企业资金的流动性，增力口企业经济效益。

　　6、利用信息化手段，实现科学管理

　　为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，物供人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。由于物资管理系统本身的复杂性和繁琐性，所包含的物资种类众多，要让物资管理工作提高到一定的层次，做到系统化、规范化和网络化，必须采用信息化手段，把物资计划、采购、仓储、配送、供应商管理等的内容纳入网络管理之中，有效地利用共享信息资源，改善企业管理环节，实施有效控制与全程管理。通过采用先进的科学管理手段，快速疏通企业内部管理信息渠道。还应建立起与外部市场相通的信息网络，使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接，及时获取市场信息，不断提高企业自身的市场竞争力。

　　三、强化企业物资采购管理工作重要性

　　影响企业成本的关键要素之一为物资采购的总体价格。当然，在压低物资价格的同时应确保采购物品质量合乎应用条件，只有真正做到货比三家，质优价廉，方能发挥物资采购管理的真正价值。因此，一般来讲，企业应树立同样产品对比质量、同样质量考量价格、同样价格衡量信誉的采购管理原则，令物资采购管理通过严格把关发挥实效性。然而，基于我国现行市场并没有全面完善，包含一些相对复杂的物资产品档次，同时存在较多的中间环节，令一些假冒伪劣物资产品进入市场流通。因而，即使产品质量等同的状况下，同样会包含显著的差异，进而令物资采购阶段中会形成一些非常态现象。例如，一些采购管理人员没能深入市场充分了解当前行情与状况，不能进行细致入微的调查分析与多方咨询，无法对物资产品价格进行全面到位的分析研究，无法严格的进行物资质量把关管理。在比选采购厂商之时，一些物资采购人员则通过职务之便，为自己谋取私利，损害企业利益，令其采购成本大幅增加，形成了行业的不正之风。该类违规行为，倘若企业不实施严格监督管控，净化物资采购管理人员队伍，不进行整风建设，则较难作出及时补救。为此，企业只有强化物资采购管理，方能营造出真正公平健康、有序的市场竞争环境，将假冒伪劣物资产品真正的清除出市场，节约采购成本，令企业获得更多的利润效益，并真正提升核心竞争力。

　　结束语

　　总之，为提升企业核心竞争力，只有重视物资采购管理，针对实践工作中存在的问题，制定科学有效的应对策略，树立廉政采购意识、强化人才管控，注重宣传管理，创建严谨科学的定价机制、实施采购权管理监督、健全工作体制，确保物资整体质量，方能令企业创设显著经济效益与社会效益，节约成本经费，激发采购物资综合应用价值，并实现可持续的全面发展。

　　参考文献

　　[1]刘洪彬,赵全贵.加强企业采购管理[J].有色金属工业.2000(12)

　　[2]郭峰.现代经济环境下的物资采购策略[J].经营管理者.2011(03)

　　[3]阎明.浅议降低采购成本的途径[J].科技情报开发与经济.2008(16)