有限公司合同管理办法

有限公司合同管理办法

　　为规范有限公司合同管理，明确管理职责，界定管理层面，防范经营风险，提高管理效能。如下是为大家收集的有限公司合同管理办法，仅供参考阅读!

　　有限公司合同管理办法1

　　第一章 总则

　　第一条 为规范有限公司合同管理，维护企业合法权益，提高企业经济效益，根据《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)及其他法律法规的规定，特制定本办法。

　　第二条 本办法所指的合同，是公司及所属各单位和控股子公司根据《合同法》及其他法律法规的规定，以公司法人名义对外签订的合同(包括具有合同性质的意向书、协议书、责任书、公司章程等)。

　　第三条 公司合同管理是指对合同的审批、检查、考核、监督和管理，包括资信调查、意向接触、商务谈判，合同的签订、履行、变更与解除及纠纷处理等全过程的管理。

　　第四条 公司的合同管理实行归口签订、分级管理制度，法人委托制度，合同专用章制度和其他基础管理制度等。

　　第五条 合同管理是企业生产经营管理活动的一项重要内容，各单位应强化合同管理各项职能，认真落实合同管理各项制度，严格遵守、切实执行本制度。

　　第二章 管理机构及职责

　　第六条 公司的合同管理机构是公司法律顾问室。

　　公司所属分支机构及控股子公司应根据本单位实际情况，设立合同管理机构或指定部门归口管理，各主要业务部门应有合同管理人员、合同承办人员。

　　第七条 公司合同执行两级管理制度。

　　公司本部及所属部门的各类合同和公司各分支机构、控股子公司的对外合资合作(公司章程)、联营协作、承包租赁、借贷担保、技术转让、财产保险、等重大合同由公司合同管理机构统一负责管理，

　　合同文本主办单位应备有一份，实行两级共管;日常性购销合同和一般性项目合同等由各分支机构、控股子公司合同管理机构负责管理。

　　第八条 公司合同管理机构的主要职责是：

　　(一)制订完善合同管理制度.提高合同管理水平;

　　(二)监督和检查公司本部(含所属部门)及各分支机构、控股子公司合同的签订、履行合同及合同管理情况，对存在问题提出整改意见;

　　(三)负责审查第七条所列权责范围内的合同，为合同签订部门提供必要的法律帮助;

　　(四)参与公司重大合同的起草、招投标、谈判、签约、履行和纠纷等工作;

　　(五)配合有关部门办理合同的报批、报备、鉴证、公证等事项;

　　(六)负责公司及控股子公司合同管理人员的培训、考核，提高业务素质;

　　(七)负责合同管理工作的考核、评比、总结和交流。

　　第九条 公司各分支机构、控股子公司合同管理机构或归口管理部门的职责是：

　　(一)负责制定本单位合同管理实施细则等有关管理制度;

　　(二)负责审查本单位的合同，对需要报请公司审批、备案，或需鉴证、公证的合同，办理申报手续;

　　(三)负责本单位合同管理人员的培训、考核工作;

　　(四)负责或参与合同纠纷事宜的处理;

　　(五)负责合同的资料汇总、分类、归档保管及有关台帐的设立、统计和上报等基础工作;

　　(六)配合公司法律顾问室的工作，并提供必要的协助。

　　第十条 合同承办人员的主要职责

　　(一)按委托范围和权限办理合同的签订、变更、解除等有关事宜;

　　(二)按规定程序提请有关方面审查所经办的合同;

　　(三)对所签合同负有认真执行的责任，随时检查合同履行情况;

　　(四)对合同履行过程中发生的问题和纠纷应采取必要措施，并及时汇报，维护企业的合法权益;

　　(五)保管与合同有关的资料。

　　如合同书、信函、数据电文(包括电传、传真、电子数据文件等)、电话记录和对方当事人资信等材料。

　　合同履行完成后及时整理移交给合同管理员归档;

　　(六)负责或参与合同纠纷事宜的处理;

　　(七)协助配合公司法律顾问室工作。

　　第十一条 兼职合同管理员的主要职责：

　　(一)参与有关合同的谈判和协助合同承办人员起草和签订合同;

　　(二)负责合同的初步审查，防止不完善或不合法的合同出现;

　　(三)检查合同的签订和履行情况，发现问题及时整改或向有关部门反映;

　　(四)负责建立本单位合同档案、台帐、统计和上报工作;

　　(五)负责本部门合同专用章的保管，并做好合同专用章使用登记;

　　(六)参加合同纠纷事宜的处理;

　　(七)协助配合公司法律顾问室的工作。

　　第十二条 合同管理员、合同承办人员必须经公司法律顾问室考核批准后担任。

　　考核内容包括：对经济合同法和有关法津的理解、掌握与运用能力和合同管理水平。

　　第三章 合同的签订

　　第十三条 签订合同必须遵守国家法律法规和政策，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则。

　　第十四条 凡进行商品交易或经济协作活动，除即时清结、无风险外，都必须签订书面合同。

　　合同当事人协商一致同意修改、变更、解除合同的文书、信函、传真、电子邮件等，视为合同的组成部分。

　　第十五条 签订合同必须以企业法人名义，必须经企业法定代表人授权委托，必须按照规定的权限和程序经过批准，必须使用企业法人公章或合同专用章。

　　按合同性质应当使用企业法人公章或须经公司法定代表人签章的，应按合同涉及的内容报相应合同管理机构审查，并经法人代表或委托人批准，方可签订。

　　第十六条 在合同签订之前，合同主办部门应当进行审查，认真调查、了解对方当事人的情况，包括但不限于：

　　(一)审查工商执照或个人身份证明、授权委托书等，审查对方当事人是否具有签订合同的主体资格和代理权限，合同内容是否符合经营范围;

　　(二)凡涉及须经国家行政许可的产品和劳务，应查明对方当事人是否具有经营、安全等资格，并要求对方当事人提供经营、安全等许可证书;

　　(三)了解对方当事人的主营业务、经营业绩、财务状况、资信状况(提供资产负债表、开户银行出具的资金证明和注册会计师的验资报告等)、技术水平、产品质量和实际履约能力等;

　　(四)对技术、建筑、联营、兼并、合资、合作等重要合同应进行必要的可行性调查。

　　担保合同，必须查明保证人的保证资格和保证能力，被保证人的偿还债务能力，对抵押、质押、留置的财产应查明其权利归属。

　　第十七条 合同的内容应当具备以下主要条款：

　　(一)当事人的名称(或姓名)和住所。

　　保证合同主体真实、合法;

　　(二)合同标的。

　　必须符合国家法律法规和有关规定的要求;

　　(三)数量和质量。

　　应符合国家计量法规和质量法规之规定，写明计量单位、计量方法、正负尾差、合理磅差、自然损耗等，写明质量标准、技术要求、检测和验收方法及质量责任等;

　　(四)价款或酬金。

　　应符合国家物价法规和金融法规，写明总价、单价、支付日期、结算方式等;

　　(五)履行的期限、地点和方式。

　　履行日期应标明年、月、日，分期履行的应标明分期履行之数量，履行地点应慎重选择，标明全称，属于代运制的应明确使用何种运输工具及运输费用的承担者;

　　(六)违约责任。

　　有法定违约规定的标明适用法定违约规定，其它的应写明违约金的数额或计算方法，同时应明确哪些情形属于违约，应承担何种违约责任;

　　(七)依照法律规定或合同性质必须具备的条款。

　　(八)解决合同纠纷的条款。

　　应注明纠纷协商不成时采取诉讼或仲裁方法解决，慎重选择诉讼地或仲裁地，尽量争取我方所在地为管辖地。

　　(九)当事人双方约定并协商一致的其它条款。

　　(十)法律规定的或按合同性质必须具备的条款。

　　第十八条 合同签约时，应写明合同的有效期限、签约地点、日期、签约各方的全称，并由签约代表签名并加盖签约各方的公章或合同专用章，合同文本多页的，应注意加盖骑缝章。

　　第十九条 凡须呈报上级主管部门审核、见证、批准的，或须报工商管理部门鉴证、公证处公证的合同，当事人必须在合同签订前办理有关手续。

　　第二十条 严禁公司内部职能部门、非法人单位等未经授权对外签订合同，或超越授权期限、授权范围对外签订合同。

　　第二十一条 合同文本必须清晰、完整。

　　合同份数以合同当事人的实际需要而定，合同正本交合同管理员保管，不得遗失，合同承办人员只留合同副本或复印件。

　　凡属公司管理的合同均应报公司法律顾问室备案，凡需经财务结算的合同，应向财务部门交送合同正本一份。

　　第四章 合同的起草、审查与审批

　　第二十二条 合同主办部门起草合同时，根据合同的性质，必要时应将合同文稿报相关业务部门会审，征求相关方意见。

　　采购、销售等业务部门采用格式文本、示范文本对外签订合同的，其合同文本应报公司法律事务机构审核并备案，若有修改，需重新审核、备案。

　　第二十三条 合同经相关部门会审后，主办部门应当及时填写《合同审查表》(一式两份)，由所在单位、部门负责人签署意见，随同合同文稿、附件等有关文件资料一并报送相应的法律顾问室或合同管理员审核。

　　合同签订后，主办单位应将合同正本或复印件、《合同审查表》一份交由法律顾问室备案。

　　第二十四条 公司及控股子公司对外签订的合同、协议等，涉及重组改制、投资、技术合同、租赁承包、对外融资、担保、破产、解散等重大事项，应报公司法顾问室审核。

　　特别重大合同，由公司法律顾问室出具书面法律意见书，并报上级主管部门审查。

　　属于一般性设备、材料、原料的购销合同和一般性的劳务合同等，由公司分支机构、控股子公司法律顾问室负责审查，未设法律顾问室的，由指定的合同管理员进行审查。

　　第二十五条 法律顾问室或合同管理员对送审的合同，应根据本办法的规定认真审查，并签署意见。

　　合同审查的主要内容包括：

　　(一)合同的合法性

　　1、主体合法。

　　当事人应具备签订、履行该合同的权利能力和行为能力;

　　2、内容合法。

　　合同内容应符合国家的法律法规、政策的强制性要求，不得损害国家、集体或第三人的利益;当事人的意思表示真实一致，不得采用欺诈、胁迫、乘人之危的手段签订合同，不得订立显失公平的合同;

　　3、形式合法。

　　凡法律、行政法规规定采取书面形式的，应当采用书面形式;

　　4、程序合法。

　　订立合同的有关程序应符合有关法律、政策的规定。

　　(二)合同的周密性

　　1、合同的条款是否齐备;

　　2、合同的条款是否完善;

　　3、合同的文本是否规范;

　　4、合同的文字是否规范、准确;

　　5、合同的有关手续是否完备。

　　(三)合同的可行性

　　1、当事人双方资信可靠，有履约能力;

　　2、可取得一定的社会、经济利益;

　　3、选择适当的保证方式;

　　4、违约责任条款的齐备性、可行性和合理性。

　　第二十六条 对合同管理部门合同审查提出的意见，主办部门应对合同文稿加以修改完善。

　　若无法按合同管理部门提出的意见进行修改的，主办部门应将理由向合同审查部门反馈。

　　第二十七条 合同经过会稿、审查后，由主办部门按业务的管理权限报法定代表人或其授权人批准后，方可签订。

　　第五章 合同的履行、变更与解除

　　第二十八条 合同成立生效后，各方当事人应当按照合同约定全面履行自己的义务，并应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

　　第二十九条 合同履行过程中，需要变更、解除的，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与合同对方当事人进行协商，书面函告，限期对方答复。

　　第三十条 变更、解除合同应采取书面形式(包括当事人双方的信函、电传等)。

　　未达成变更、解除协议或批准前，原合同仍有效，应继续履行。

　　第三十一条 合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函后，必须及时请求领导立即处理，并在有效期限内正式答复对方。

　　因承办人员原因逾期答复，造成严重后果的，承办人员应承担相应的责任。

　　涉及经济纠纷复电或复函，须经合同管理部门同意后方能发出。

　　第三十二条 变更、解除合同的手续所需的审批权限和程序，与原合同订立的审批和程序相同。

　　同时应注意以下事项：

　　(一)有担保条款的合同或担保合同的被担保人发生变更，应征得原担保人同意，并在变更协议中加盖原担保人印章;

　　(二)经上报公司批准成立的合同，变更、解除协议达成后，需报请公司批准后，方能生效;

　　(三)经公证成立的合同，当事人之间达成变更、解除协议后，应报原公证机关备案;

　　(四)联营、承包、租赁、涉外等合同的变更解除时，法律有规定特别程序的，应按特别程序办理。

　　第三十三条 合同的变更、解除，应符合法律的规定，因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律另有规定外，有过错的一方应承担相应的责任。

　　双方的责任应在变更、解除合同的协议中加以明确。

　　第三十四条 发生法定可以解除合同情形的，合同承办人员应立即报告本单位领导及合同审批人，由合同审批人在征求合同管理部门的意见后，决定是否依法解除合同。

　　依法解除合同的，合同承办人员应书面通知对方，合同自通知到达时解除。

　　法定解除合同包括以下几方面情形：

　　(一)因不可抗力致使不能实现合同目的;

　　(二) 在合同履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要义务;

　　(三) 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;

　　(四)对方的严重违约行为致使不能实现合同目的;

　　(五)法律规定的其他情形。

　　第六章 合同纠纷的'处理

　　第三十五条 公司及控股子公司在履行合同过程中产生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律法规之规定，依照本办法规定的程序妥善处理。

　　第三十六条合同纠纷由合同主办部门负责处理。

　　涉及几个部门(单位)的纠纷，由主要责任部门(单位)负责处理，主要责任部门(单位)不明确的，由公司或各单位合同管理部门指定。

　　负责处理纠纷的部门(单位)需法律帮助的，可提请本单位或公司法律顾问室配合或处理。

　　第三十七条处理合同纠纷的原则

　　(一)以事实为依据，以法律为准绳，法律没有明确规定的以国家政策或合同有效条款为准。

　　(二)以双方协商解决为基本方法，协商不成时，建议采用仲裁方式解决，同时应注意及时确认债权，防止超过诉讼时效，以及采取必要的保全措施。

　　(三)因对方责任引起的合同纠纷，应注意保障本企业合法权益不受损害，因我方责任引起的合同纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少损失，因双方责任引起的合同纠纷，应实事求是，分清责任，合情合理解决。

　　第三十八条 发生合同纠纷时合同承办人应及时向所属部门(单位)的分管领导请示，并按有关规定协商解决。

　　对重大合同纠纷，合同承办单位应提出处理意见，报公司法律顾问室审核，经总经理或分管领导批准后，组织实施。

　　凡需向人民法院或合同仲裁机关起诉(申请)、应诉的，应经企业法定代表人批准、授权、并明确授权范围。

　　第三十九条 凡由公司或各单位合同管理部门处理的合同纠纷，有关部门(单位)应积极配合，及时主动地提供任何必要的有关证据。

　　第四十条 合同纠纷经协商达成一致意见的，应订立书面协议，并由双方授权代表签字并加盖法人公章。

　　第四十一条 合同纠纷达成协议后，或合同仲裁的调解书、仲裁裁决及人民法院的调解书、判决书正式生效后，合同承办人员应负责监督落实执行。

　　对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决或判决书的，应报请公司或各单位合同管理部门依法向人民法院申请强制执行。

　　第四十二条 合同纠纷处理并执行完毕后，应及时将有关材料交合同管理部门或合同管理员存档。

　　第七章 授权委托与合同专用章管理

　　第四十三条 授权委托权属企业法定代表人。

　　凡以本企业法人名义对外签订合同或办理合同有关事务，必须经企业法定代表人书面授权委托。

　　第四十四条 授权委托分常年委托与临时委托两种。

　　常年委托适用于公司日常购销及一般性业务，每年授权一次;

　　临时委托适用于解决特殊的重大合同事务;

　　第四十四条 企业法定代表人委托代理人，属常年委托的，应经公司法律顾问室考核合格，并按规定程序办理合同委托代理证书后，方可从事代理活动。

　　属临时委托的，委托代理人应及时报公司法律顾问室备案。

　　第四十五条 公司或各单位合同管理部门有权对代理人的代理活动进行检查、监督，发现问题应及时报告法定代表人，以便及早做出相应处理。

　　第四十七条 授权委托按以下程序进行：

　　(一)所在部门(单位)提出申请;

　　(二)合同管理部门审核;

　　(三)企业法定代表人授权。

　　第四十八条 授权委托书应具备下列内容：

　　(一)委托人与被委托人的名称、姓名、职务;

　　(二)委托事项;

　　(三)委托权限范围、转委托条件;

　　(四)委托日期及期限;

　　(五)其他法律规定或委托双方约定的事项。

　　第四十九条 委托代理人的代理行为应符合有关法律规定，不得超越代理范围、代理权限和代理期限实施代理行为，不得损害企业利益。

　　委托代理人应对授权委托书妥善保管，防止遗失，不得将授权委托书转借他人或挪作其他证明。

　　代理人工作调动或辞职时应将授权委托书上缴公司或各单位合同管理部门。

　　第五十条 公司原则上只对采购、销售等一般性购销业务使用合同专用章，其它合同均采用企业公章。

　　合同专用章仅限于规定的范围内使用，不得在其他业务范围使用。

　　凡未加盖企业公章或合同专用章的合同，财务部门不得办理结算手续。

　　第五十一条 合同专用章由公司合同管理部门统一编号、刻制和颁发，其他任何单位和个人严禁自行刻制、使用。

　　第五十二条 合同专用章的使用实行专人管理，由各单位合同管理部门指定人员或业务部门合同管理员负责。

　　印章保管人应严格控制使用、妥善保管，对合同专用章的使用实行登记制度，登记内容包括使用日期、使用人员、签约内容、签约份数等有关事项。

　　合同专用章若有遗失，应立即报告合同管理部门，及时登报声明作废。

　　第五十三条 对携带盖有合同专用章的空白合同文本，必须经企业合同管理机构审核，分管领导批准，并进行登记、编号和回收，严防丢失。

　　第八章 合同的基础管理与检查监督

　　第五十四条 对外签订合同的部门(单位)应建立合同管理台帐，台账的内容主要包括：序号、合同号、合同类别、合同标的(数量、金额)、签约单位、签约时间、履行期限、履行情况、备注等。

　　备注栏主要应记载合同的变更、注销、调整等事项。

　　台帐应当逐日填写，做到准确、及时。

　　第五十五条 公司及各分支机构、控股子公司应建立合同档案管理制度，加强对合同档案的管理。

　　合同档案管理要求：

　　(一)每一份合同都应有一个编号，不得重复或遗漏;

　　(二)每一份合同在履行完毕之后，必须由合同管理员或承办人员将合同档案的文字材料加以系统整理，由合同管理部门及时归档;

　　档案顺序目录为：合同正本、副本及附件、合同签订、履行、变更或解除等的信函、数据电文、电话记录、视听资料及其他有关文书，合同分批履行的情况记录、铁路运单、发货单等复印件，公证、鉴证文书、视听资料等，合同纠纷处理记录。

　　(三)凡参与合同往来，追索货款、合同修订、协商、谈判等活动的工作人员，对涉及合同实质性问题的情况均应有书面报告，署名后及时上交归档;

　　(四)合同档案由公司及各单位档案部门统一管理，借阅和复制合同档案，必须办理批准手续。

　　第五十六条 公司建立《合同情况月报表》制度。

　　《合同情况月报表》公司及控股子公司合同管理部门负责管理，各业务部门应按统一表式于每月七日前将上月合同签订履行情况上报本单位的合同管理部门。

　　各单位应于每月十日前将《合同情况月报表》报到公司法律顾问室汇总。

　　第五十七条 公司建立两级合同检查制度。

　　公司各分支机构、控股子公司合同管理部门每季度进行一次合同的签订、履行情况自查，自查情况应及时向分管领导汇报，对发现问题应提出整改意见，并督促和跟踪落实情况;

　　公司合同管理部门每半年组织一次对公司及分支机构、控股子公司合同检查(抽查)，并将检查情况向公司分管领导报告，对发现问题应提出整改意见，并督促和跟踪落实情况;

　　第五十八条 凡属于下列情形之一者，财务部门有权拒绝办理结算手续，并及时向合同管理部门反映：

　　(一)合同文本应提交财务部门而未提交的;

　　(二)超越授权委托范围和委托权限，或无权代理的;

　　(三)未加盖企业公章或合同专用章的;

　　(四)合同变更手续不完整的;

　　(五)合同内容违法的;

　　(六)公司及各单位合同管理部门提请暂缓办理的;

　　(七)财务部门认为违反财务规定的其它情形。

　　第九章 考核与奖惩

　　第五十九条 各单位应将合同管理工作列入经济责任制考核范围，作为经济责任制考核的一项重要内容。

　　第六十条 凡认真执行本办法，对企业合同管理提出合理化建议被采纳，积极维护企业合法权益，敢于揭发和抵制利用合同进行违章、违法和犯罪行为，成绩显著者，给予表彰和奖励。

　　第六十一条 对违反本办法，不负责任，玩忽职守，给企业造成经济损失或名誉损失，根据问题的性质、情节、后果及认识态度，分别予以批评教育、行政和经济处分，直至提请有关机关追究刑事责任。

　　第六十二条 奖惩由公司法律顾问室提出意见，报公司经理办公会批准后执行。

　　第十章 附则

　　第六十三条 本办法适用于公司及各分支机构、控股子公司。

　　各单位可以结合本单位实际，依据本办法，制定相应的实施细则。

　　第六十四条 本办法经公司经理办公会研究批准后生效。

　　第六十五条 本办法自发布之日起施行，本办法施行前的有关规定与本办法不一致的，按本办法执行。

　　第六十六条 本办法的解释权归公司法律顾问室。

　　有限公司合同管理办法2

　　第一章 总则

　　第一条 为统一、规范、完善集团合同管理工作和审批流程，防范集团合同风险，有效控制并维护整个集团的合法权益，集团法律事务部根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规制定本制度。

　　第二条 本制度适用范围为：集团及所属公司对外签订、履行建立民事权利义务关系的各类民商事合同、协议的经济活动(劳动合同除外)。

　　集团及所属公司之间签订、履行合同参照本制度执行。

　　第三条 集团及所属公司对外签订、履行合同时应当做到：遵守法律，诚实守信，维护集团利益。

　　第二章 合同管理职责

　　第四条 集团合同管理由集团及各公司法律事务部、合同主办部门、其它部门分别行使职权，各部门之间行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。

　　第五条 集团法律事务部为集团公司的合同法律审核部门，职责如下：

　　(一)负责审核集团的对外合同以及集团董事局、总经理要求审核的其他合同。

　　(二)负责制定集团合同管理制度，并根据国家合同法律法规的修改对本制度进行修改、补充;

　　(三)负责根据《合同法》解释本合同管理规章制度;

　　(四)负责制定、修改集团统一合同范本;

　　(五)负责审查、修改、备案下属公司的合同范本;

　　(六)负责监督、跟踪本制度规定的由集团审核的重大合同的履行情况，对各公司日常合同的履行抽查;

　　(七)负责监督、检查下属公司执行本制度的情况;

　　(八)负责对集团法律事务部审核的合同的原件或复印件的存档、备案工作;

　　(九)负责集团合同的诉讼、仲裁工作;

　　(十)指导各公司合同管理人员的工作;

　　(十一)其他由集团负责的合同管理工作。

　　第六条 各公司法律事务部为本公司的合同法律审核部门，职责如下：

　　(一)负责审核本公司对外签订的合同、协议;

　　(二)负责合同管理工作的指导和合同管理规章制度的解释工作;

　　(三)负责拟定、修改和解释本公司合同示范文本;

　　(四)协助或者参与合同的谈判和签订;

　　(五)负责合同的法律审核;

　　(六)协助办理合同公证和抵(质)押物登记;

　　(七)负责合同的登记和保管，对应由法律事务部保存的合同做好存档工作，对其他已审核的合同的复印件进行存档;

　　(八)负责合同履行的监督和检查;

　　(九)负责合同纠纷的仲裁和诉讼;

　　(十)其他相关合同管理工作。

　　各公司应当设立法律事务部门，并设置合同管理岗位。各公司如果确有困难经公司总经理同意后可以外聘律师完成合同审核管理工作。

　　第七条 集团及各公司职能部门及业务部门为合同主办部门，其职责如下：

　　(一)负责起草本部门合同;

　　(二)负责调查合同的对方当事人资信;

　　(三)负责进行合同的谈判;

　　(四)负责办理合同签订的内部审批手续和外部的登记、鉴证等工作;

　　(五)负责监督、跟踪合同的履行;

　　(六)负责协调合同纠纷;

　　(七)负责保管、存档合同;

　　(八)其他相关合同管理工作。

　　第八条 合同主办部门为最终签约部门，其它部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核，并协助、配合、监督合同的签订和履行。

　　第三章 合同的审批流程

　　第九条 集团及各公司内部审批流程：

　　合同主办部门负责合同的谈判和起草工作，然后依次经主管领导、法律事务部门、其他有关部门确认同意后报总裁或总经理签字盖章。

　　第十条 法律事务部门已经提供合同范本，主办部门仅需在合同中填写金额、数量等基本情况的，可以不经法律事务部门审核。具体事宜由各法律事务部门规定。

　　第四章 合同的签订

　　第十一条 合同签订前，合同主办部门应当对合同对方当事人进行必要的资信调查。必要时，报由公司法律事务部指派法务人员或者聘请律师协助进行。调查内容包括：

　　(一)对方当事人是否具备《中华人民共和国合同法》所规定的合同主体资格;

　　(二)合同标的涉及国家特许经营的，对方当事人是否具有相应的许可或者资质证书;

　　(三)非对方当事人本人或者法定代表人签署合同的，代理人是否具有完全民事行为能力和代理签署合同的合法授权;

　　(四)对方当事人是否具有履行合同的实际能力;

　　(五)对方当事人的履约信用是否良好，现时是否涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件;

　　(六)涉及保证担保的，保证人是否具备《中华人民共和国担保法》所规定的保证人资格，是否具有代为清偿债务的能力;

　　(七)涉及抵押担保的，抵押物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以抵押的财产，是否真实存在;

　　(八)涉及质押担保的，质物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以质押的动产或者权利，是否真实存在;

　　(九)其他必要的和相关的资信信息及资料。

　　第十二条 资信调查报告及调查过程中获取的下列资料，作为合同档案资料进行保管：

　　(一)对方当事人、保证人的身份证、户口簿或者其他有效身份证件的复印件;

　　(二)对方当事人、保证人的《企业法人营业执照》、《事业单位法人证书》、《社会团体法人登记证书》、《营业执照》及其他有效主体资格证件的复印件;

　　(三)对方当事人的涉及国家特许经营的许可证及相应资质证书的复印件;

　　(四)对方当事人本人或者法定代表人出具的合同签订授权书;

　　(五)经法定会计师事务所或者审计师事务所审计的对方当事人、保证人的验资报告、资金证明、资产负债表、损益表等资料;

　　(六)对方当事人、保证人现时涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件的证明材料;

　　(七)抵押物、质物的权属、价值、存放资料;

　　(八)其他相关资料。

　　上述所列各种资料为复印件的，应当由调查人与原件核对无误后在复印件上予以注明并签名;无法或者不便核对原件的，应当在资信调查报告中说明原因。

　　第十三条 公司签订合同，必须遵守国家法律法规、相关政策，贯彻平等自愿、互惠互利、协商一致、择优签约的原则。

　　第十四条 合同谈判由合同主办部门负责;必要时，可以请求法律事务部指派法务人员参与合同谈判。合同谈判涉及其他部门的，其他部门应当予以积极配合和协助。

　　前款所称合同谈判，是指合同当事人对合同标的的数量和质量、合同当事人的权利和义务以及合同的条款内容等进行协商。

　　合同谈判时应当争取合同文本的起草权。取得合同文本起草权的，由合同主办部门负责准备合同草案。

　　第十五条 合同一律采用书面形式。以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的，应当随即以正式的书面合同予以确认。

　　公司有统一格式文本的，应使用格式文本;如无统一格式文本又需多次重复使用的合同文本，由合同主办部门负责起草，经法律事务部审定后，公布使用。

　　第十六条 合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应当包括以下条款：

　　(一)部首部分：当事人的一般状况

　　载明当事人各方的全称、签约时间和签约地点。 订立合同的主体是公司，不得以部门名义签订合同。合同当事人的名称、法定代表人、住所、公章应当与对方当事人的有效证件等资信材料载明的情况保持一致。

　　(二)正文部分：

　　1、合同标的

　　合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、生产厂家、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;

　　对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

　　2、数量条款

　　合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等)。

　　3、质量条款

　　合同应包括质量标准和质量异议期。有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

　　4、 价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款

　　①　价款或者报酬应在合同中明确约定金额及货币币种，采用折扣形式的应约定合同的实际价款;

　　②　价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确;

　　③　价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

　　5、履行期限、地点和方式及履行过程中各方义务及风险责任的划分

　　①　履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式;

　　②　合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名应明确至市辖区或县一级;

　　③　买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。

　　6、合同的担保条款

　　合同中对方当事人要求提供担保的，应根据公司规定的程序报批且经有权确认人员签字确认。

　　我方要求对方提供担保的,业务部门应当审查对方提供标的物的的真实情况和保证人的资信情况。

　　7、合同的解释条款

　　合同文本中所有文字应具有排他性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

　　8、根据法律或者合同性质必须具备的其他条款;

　　9、合同各方当事人共同认为必须明确的其他条款;

　　对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同，应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

　　履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

　　10、违约责任及其承担方式

　　对新客户、情况不了解或曾有轻微违约行为的客户，在签约时应设置担保。可采用保证、抵押、质押、定金等形式。

　　有法定违约金的，应按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应根据《中华人民共和国合同法》作具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。

　　11、解决争议的方式

　　解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉。选择仲裁方式的，应明确约定仲裁机构的名称。

　　选择诉讼方式的，签约时应优先选择公司所在地人民法院管辖。

　　12、合同生效的条件

　　签订合同的批准和授权。

　　(三)结尾部分

　　双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务部门章等不合格印章;注明合同有效期限。

　　第十七条 合同中涉及的时间，应当使用年月日形式，其中年份不得缩写，也不得省略。

　　第十八条 示范合同中未选择的项目或者未约定的空白栏，应当填写“无”字样。

　　第十九条 除紧急或者特殊情况外，合同文本应当打印或者印刷制成。

　　第二十条 非示范文本的合同草案提供对方当事人之前或者对方当事人提供的合同文本，应当由合同主办部门送公司法律事务部进行文本预审。

　　第二十一条 合同谈判达成一致签署合同之前，合同经办人应当按照内部审批流程将合同依次报送合同审核部门进行业务、财务、法律审核，最后经主管领导签字确认后签订合同。

　　合同审核部门进行合同审核时，可以根据需要，要求合同主办部门提供与合同签订有关的材料。

　　第二十二条 合同的业务审核由公司相关职能管理部门或者业务部门负责，审核内容应当包括：

　　(一)技术、业务的可行性和经济性;

　　(二)技术、业务的可靠性和操作性;

　　(三)技术、业务方面权利义务的全面性;

　　(四)技术、业务术语的准确性;

　　(五)其他相关内容。

　　第二十三条 合同的财务审核由公司财务部负责，审核内容应当包括：

　　(一)资金、资产的合法合规性;

　　(二)价款或者酬金结算方式的可行性;

　　(三)当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件，资信情况;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

　　(四)其他相关内容。

　　第二十四条 合同的法律审核由公司法律事务部负责，审核内容应当包括：

　　(一)合同主体、内容、形式、签订程序的合法性;包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和公司制度规定;当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等;签约程序是否符合法律、法规的规定。

　　(二)合同条款内容的齐备性和完整性;

　　(三)合同用语的准确性和严密性;包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表达是否确切无误。

　　(四)法律风险防范措施的可行性;

　　(五)其他相关内容。

　　第二十五条 合同主办部门向合同审核部门送审合同草案时，应当给合同审核部门预留充分的审核时间。

　　合同审核部门收到合同草案后，应当及时审核，不得拖延。

　　合同审核、审查部门收到合同草案后，应当在一个工作日内审核完毕，重要疑难的合同在两工作日内审核完毕，并一次提出全部问题要求主办部门修改。特殊情况下，经法律事务部部长和主办部门领导确认，合同审核应当在半日内完成。

　　第二十六条 合同审核部门审核合同草案后，应当出具审核意见。

　　审核意见应当明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言;一旦使用该类用语，视为对合同草案的否定。

　　审核意见必须有审核人员和审核部门负责人的签名。

　　第二十七条 法律审核后，应当将审核意见连同合同草案退还合同主办部门，由合同主办部门按照公司规定的权限和程序，报送有关公司领导审批。

　　集团及所属公司对外签订的合同必须经法律事务部门审核通过后签订，未经法律事务部门审核而签订合同将根据集团规定追究责任人的责任，给公司造成损失的同时承担赔偿责任。

　　第二十八条 合同签订实行法定代表人签署和授权委托签订相结合的制度。合同应当由公司法定代表人或总裁(或总经理)签署。

　　第二十九条 特殊情况下业务人员经公司授权可以对外签订合同。授权签署合同的，公司应当出具加盖公章的授权委托书，法定代表人或总经理应当签字确认。

　　第三十条 取得由公司出具的书面授权委托书后，代理人应当在授权范围内行使签约权。授权签署合同的，代理人应当在“代理人”一栏签署自己的姓名。

　　合同签署后，由合同主办部门报送公司公章管理部门，填写《公章使用情况表》后，加盖合同专用章或者公司印章。

　　未经公司授权，不得以公司职能管理部门或者业务部门名义对外签订合同，亦不得在合同上加盖部门印章。

　　合同文本超过一页的，应当对整份合同加盖骑缝章。对于合同文本中的修改、删除之处，合同主办部门确定后，应盖章确认。

　　第三十一条 对方当事人对合同的签署，由合同主办部门按照本节规定予以要求，并确保：

　　(一)对方当事人的合同签署人具有签署合同的合法权利或者有效授权;

　　(二)对方当事人的合同签署人的签名真实;

　　(三)对方当事人为法人或者其他组织的，必须在合同上加盖其合同专用章或者单位公章;

　　(四)合同文本修改、删除后原则上应当重新制作，特殊原因在原合同文本上修改、删除的，必须由对方当事人签名盖章确认。

　　第三十二条 依照法律、行政法规或合同履行的必要性，应当办理鉴证、公证或批准登记等手续的，法律事务部依法应及时配合办理;

　　第五章 合同履行的监督管理

　　第三十三条 合同签订完毕以后，合同主管部门应当立即联系有关部门准备并完成履行合同工作。

　　第三十四条 合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就前，不得实际履行。合同生效后，一切与合同有关的部门人员应全面、及时履行合同。

　　合同主办部门应实施履约跟踪统计，如有履行不及时或其他问题时，应当及时向有关部门反映，并要求按合同要求完成履行。

　　合同主办部门应根据规定向财务部门及各审核部门提供合同正本或副本。

　　第三十五条 公司任何部门或者人员发现对方当事人不按照合同约定履行的，应当立即通报合同主办部门。

　　对方当事人不按照合同约定履行时，合同主办部门应当在法定或者合同约定期限内以法定或者合同约定方式向对方当事人书面催促履行或者提出索赔。

　　前款所称不按照合同约定履行，包括不能履行，不全面、不适当履行，以及不履行合同。

　　催促履行合同和索赔函件送交对方当事人之前，应当经合同管理部门法律审核。

　　第三十六条 催促履行合同和索赔函件直接送达对方当事人的，应当由对方当事人签收，签名并注明签收时间;对方当事人为单位的，应要求对方当事人加盖其单位印章或者接收部门印章。

　　对方当事人拒绝签收直接送达的前款函件的，应当使用特快专递形式立即邮寄送达对方当事人，并应当在特快专递详情单上注明函件内容。

　　邮寄送达后，应当及时查询对方当事人的签收，并应当收存由邮递部门盖章确认的查询回单。

　　第三十七条 催促履行合同和索赔函件复印件、对方当事人的签收单、特快专递详情单和查询回单应当作为合同档案资料予以保存。

　　第三十八条 公司任何部门或者人员收到对方当事人提出的催促履行合同和索赔函件的，应当立即送交合同主办部门，由合同主办部门商同公司法律事务部处理。

　　第五章 合同纠纷的处理

　　第三十九条 合同发生争议时，经办人应依照下列程序，提请处理合同纠纷：

　　(一)合同经办人应当做出纠纷处理意见并附相关材料，及时报告给经办部门负责人。经办部门依据情况及时安排人员与对方协商。

　　(二)经协商能够达成一致的，应当按照合同签订程序签订和解协议。双方不愿协商或者协商不成时，经办部门与公司法律事务部协商，确定解决方案后，报公司领导决定提起诉讼。

　　(三)对方提起诉讼或我方决定提起诉讼时,合同主办部门应将合同有关材料送交法律事务部门,其它有关部门应积极配合法律事务部工作。各公司法律事务部应将其诉讼进展情况报集团法律事务部备案。

　　第四十条 对于属于集团法律事务部处理的合同纠纷，集团法律事务部依据情况，及时提出意见，由集团总裁对该纠纷及负责处理纠纷的单位、人员的处理意见等作出批示意见。

　　第四十一条 凡由法律事务部处理的合同纠纷，有关单位必须主动提供下列证据材料(原件或复印件)：

　　(一) 合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;

　　(二) 出库、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

　　(三) 货款的承付、托收凭证，有关财务财目;

　　(四) 产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

　　(五) 有关违约的证据材料;

　　(六) 其他与处理纠纷有关的材料。

　　第四十二条 合同纠纷的提出，加上与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内(一般为2年)进行。

　　合同主办部门应当在合同纠纷发生之日起(一般为合同到期日)6个月内将有关材料移交法律事务部门通过司法程序解决。特殊情况不能按期移交的，合同主办部门应当提交书面材料，本部门主管领导和法律事务部同意可以不移交，但应每三个月向法律事务部门汇报一次情况。

　　第四十三条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，各单位应由专人负责该文书执行的跟踪或履行。

　　第四十四条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，承办人应及时向主管负责人汇报。经协商无效者，由法律事务部或者公司外聘律师向人民法院申请执行。

　　第四十五条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档。

　　第六章 合同档案管理

　　第四十六条 各公司合同主办部门应当建立合同档案。合同档案是指合同谈判、签订、变更、履行和争议处理过程中形成的，具有查考利用价值的各种书面、电子资料等与合同有关的所有材料。具体范围包括：

　　(一)合同正本及附件原件;

　　(二)资信调查材料;

　　(三)合同审核和审批材料;

　　(四)合同谈判、签订、变更和履行过程中的往来函件，包括信函(含信封)、电报、传真、电子邮件等;

　　(五)合同谈判、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等;

　　(六)争议处理过程中形成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等;。

　　(七)合同履行过程中的有关文件材料;

　　(八)其它应当存档的相关资料。

　　合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同主办部门应当及时整理合同档案，依照合同编号，确定合同档案资料齐全，向法律事务部提交一份材料清单，经法律事务部确认后，根据各公司档案管理规定定期向档案管理部门移交，由档案管理部门装订立卷并予以保管。

　　第四十七条 档案管理部门应当根据合同主办部门移交的合同原件建立档案备案。合同主办部门或经办部门可以在其职能管理或者业务范围内保存合同档案材料的复印件。

　　第四十八条 合同文本及有关资料的保管期限为合同终止后至少三年，重大合同按档案管理有关规定随工程项目资料归档保管。

　　第四十九条 档案的使用，按集团及各公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。

　　第七章 其它规定

　　第五十条 本制度由集团法律事务部依照《中华人民共和国合同法》负责解释。

　　第五十一条 本制度自发布之日起执行。