大学采购合同管理办法

大学采购合同管理办法

　　为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护学校利益，依据相关法律法规及学校合同管理规定，特制定大学采购合同管理办法。

　　大学采购合同管理办法1

　　为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

　　一、请购及其规定

　　1. 请购的定义

　　请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

　　2. 请购单的要素

　　完整的请购单应包括以下要素：

　　⑴

　　⑵

　　⑶

　　⑷

　　⑸

　　⑹

　　⑺

　　⑻

　　⑼

　　⑽

　　⑾

　　⑿

　　⒀

　　⒁

　　⒂ 请购的部门; 请购物品所属项目; 请购的用途; 请购的物品名; 请购的物品数量; 请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购的物品的要求时间; 请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人; 请购部门主管; 请购单审核人; 采购副总审核; 财务审核人; 公司总经理。

　　3. 请购单及其提报规定

　　⑴ 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门; ⑵ 固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

　　⑶ 其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报; ⑷ 日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;

　　⑸ 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;

　　⑹ 涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文

　　档也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，

　　征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

　　⑻ 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 ⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

　　4. 公司物资请购单的提报部门

　　⑴ 公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

　　⑵ 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; ⑶ 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

　　二. 请购单的接收及分发规定

　　1. 请购的接收要点

　　⑴ 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请

　　购单是否经过公司领导审批;

　　⑵ 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资

　　料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

　　⑶ 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

　　⑷ 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　　2. 请购单的分发规定

　　⑴ 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

　　⑵ 对于紧急请购项目应优先处理;

　　⑶ 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

　　⑷ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　3. 采购周期的规定

　　⑴ 单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的

　　物资及产品的采购周期不应超过5天;

　　⑵ 单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天; ⑶ 请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

　　时应向领导说明原因;

　　⑷ 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

　　三. 询价及其规定

　　1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

　　2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

　　3. 对于紧急请购项目应优先处理;

　　4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;

　　5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

　　6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

　　7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　　四. 比价、议价

　　1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

　　2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合

　　条件更加突出;

　　3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

　　4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实

　　地考察了解供应商的各方面的实力等;

　　5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

　　五. 比价、议价结果汇总

　　1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

　　2. 比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付

　　款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

　　3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

　　六. 合同的签订及其规定

　　1. 合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，

　　受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

　　⑴ 合同正文应包含的要素

　　1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;

　　2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与

　　确认图纸是不可分割的部分;

　　3) 包装要求;

　　4) 合同总额应含税，特殊情况应注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 质量保证期;

　　8) 质量要求及规范;

　　9) 违约责任和解决纠纷的办法;

　　10) 双方的公司信息;

　　11) 其他约定。

　　⑵ 合同签订及其规定

　　1) 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任;

　　2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

　　3) 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单;

　　4) 遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清

　　点;

　　5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期;

　　6) 详细约定发票的提供时间及要求;

　　7) 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;

　　8) 违约责任一定要详细、具体;

　　9) 比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;

　　10) 合同签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;

　　11) 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;

　　12) 签订的所有合同应及时报送财务部门。

　　七. 付款及合同执行

　　1. 付款规定

　　⑴ 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

　　⑵ 按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支

　　出审批单)，该审批单巡签我那比后提交财务部付款;

　　⑶ 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，

　　遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

　　2. 合同执行

　　⑴ 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问

　　题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;

　　⑵ 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，

　　跟踪并督促其保质保量，按时履约;

　　⑶ 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补

　　充合同。

　　八. 报验与入库

　　1. 报验

　　⑴ 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收; ⑵ 对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行; ⑶ 达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收; ⑷ 质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质

　　检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;

　　⑸ 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

　　2. 入库

　　⑴ 公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收; ⑵ 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货

　　与搬运;

　　⑶ 质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资

　　接受;

　　⑷ 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;

　　⑸ 质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。

　　大学采购合同管理办法2

　　第一章　总则

　　第二章　政府采购主体

　　第三章　政府采购方式

　　第四章　招投标程序

　　第五章　政府采购监督

　　第六章　法律责任

　　第七章　附则

　　第一章　总则

　　第一条　为了规范政府采购行为，加强财政支出管理，提高财政资金使用效益，促进经济和社会发展，根据预算法及有关法律、行政法规，制定本办法。

　　第二条　各级国家机关、实行预算管理的事业单位和社会团体(以下统称采购机关)使用财政性资金办理的政府采购，适用本办法。本办法另有规定的除外。

　　前款所称财政性资金，包括财政预算内资金和预算外资金。

　　第三条　本办法所称政府采购，是指采购机关以购买、租赁、委托或雇用等方式获取货物、工程和服务的行为。

　　第四条　有下列情形之一的政府采购，不适用本办法：

　　(一)涉及国家安全和秘密的;

　　(二)因战争、自然灾害等不可抗力因素，需紧急采购的;

　　(三)人民生命财产遭受危险，需紧急采购的;

　　(四)我国驻境外机构在境外采购的;

　　(五)财政部及省级人民政府(含计划单列市，下同)认定的其他情形。

　　第五条　政府采购应当遵循公开、公平、公正、效益及维护公共利益的原则。

　　第六条　未经批准，采购机关不得采购外国货物、工程和服务。

　　前款所称外国货物，是指最终货物为进口货物，或者最终货物虽在我国境内生产或组装完成，但其增加值含量不足总价值50%的货物。

　　第七条　财政部负责全国政府采购的管理和监督工作，履行下列职责：

　　(一)拟定政府采购法律、法规草案，制定政府采购政策和规章;

　　(二)研究确定政府采购的中长期规划;

　　(三)管理和监督政府采购活动;

　　(四)收集、发布和统计政府采购信息;

　　(五)组织政府采购人员的培训;

　　(六)审批进入中央政府采购市场的供应商资格;

　　(七)审批社会中介机构取得中央政府采购业务的代理资格;

　　(八)确定并调整中央政府集中采购目录和公开招标采购范围的限额标准;

　　(九)编制中央采购机关年度政府采购预算;

　　(十)处理中央政府采购中的投诉事项;

　　(十一)办理其他有关政府采购的事务。

　　省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府财政部门负责本地区政府采购的管理和监督工作。

　　第八条　财政部门不得参与和干涉政府采购中的具体商业活动。

　　采购机关应当加强本部门、单位采购工作的管理，支持和协助财政部门依法履行职责。

　　第二章　政府采购主体

　　第九条　政府采购主体包括采购机关和供应商。

　　第十条　采购机关分为集中采购机关和非集中采购机关。

　　第十一条　集中采购机关负责下列政府采购事务：

　　(一)统一组织纳入集中采购目录的政府采购项目;

　　(二)组织由财政拨款的大型政府采购项目;

　　(三)受其他采购机关的委托，代其采购或组织招投标事宜;

　　(四)办理财政部门交办的其他政府采购事务。

　　第十二条　本办法第十一条规定之外的其他政府采购项目，由各非集中采购机关按照本办法的有关规定自行组织采购。

　　第十三条　采购机关可以委托具备政府采购业务代理资格的社会中介机构承办政府采购具体事务。

　　第十四条　具备下列条件的社会中介机构，可以申请取得政府采购业务代理资格：

　　(一)依法成立，具有法人资格;

　　(二)熟悉国家有关政府采购方面的法律、法规和政策，接受过省级以上财政部门政府采购业务培训的人员比例达到机构人员的20%以上;

　　(三)具有一定数量能胜任工作的专业人员，其中具有中级和高级专业技术职称的人员应分别占机构人员总数的60%和20%以上;

　　(四)具有采用现代科学手段完成政府采购代理工作的能力;

　　(五)财政部及省级人民政府规定的其他条件。

　　第十五条　政府采购业务代理资格的管理办法，由财政部另行制定。

　　第十六条　供应商是指具备向采购机关提供货物、工程和服务能力的法人、其他组织或者个人，包括中国供应商和外国供应商。

　　第十七条　凡具备下列条件的，可以申请取得政府采购的中国供应商资格：

　　(一)具有中国法人资格或者具有独立承担民事责任的能力;

　　(二)遵守国家法律、行政法规，具有良好的信誉;

　　(三)具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;

　　(四)良好的资金、财务状况;

　　(五)财政部及省级人民政府规定的其他条件。

　　第十八条　具备下列条件之一的，可以申请取得政府采购的外国供应商资格：

　　(一)经财政部及省级人民政府批准，一次性准入政府采购市场的外国法人、其他组织或者个人;

　　(二)根据我国缔结或者参加的国际公约、条约、协定，所承诺的准入我国境内的政府采购市场的外国法人、其他组织或者个人。

　　外国供应商享有并履行与中国供应商同等的权利和义务。

　　第十九条　供应商准入政府采购市场的`管理办法，由财政部另行制定。

　　第三章　政府采购方式

　　第二十条　政府采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。

　　公开招标采购，是指采购机关或其委托的政府采购业务代理机构(统称招标人)以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式。

　　邀请招标采购，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。

　　竞争性谈判采购，是指采购机关直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

　　询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。

　　单一来源采购，是指采购机关向供应商直接购买的采购方式。

　　第二十一条　除第二十二条、第二十三条、第二十四条规定外，达到财政部及省级人民政府规定的限额标准以上的单项或批量采购项目，应实行公开招标采购方式或邀请招标采购方式。

　　第二十二条　达到限额标准以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一的，经财政部门批准，可以采购竞争性谈判采购方式：

　　(一)招标后，没有供应商投标或者没有合格标的;

　　(二)出现了不可预见的急需采购，而无法按招标方式得到的;

　　(三)投标文件的准备需较长时间才能完成的;

　　(四)供应商准备投标文件需要高额费用的;

　　(五)对高新技术含量有特别要求的;

　　(六)财政部门认定的其他情形。

　　第二十三条　达到限额标准以上的单项或批量采购的现货，属于标准规格且价格弹性不大的，经财政部门批准，可以采用询价采购方式。

　　第二十四条　达到限额标准以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一的，经财政部门批准，可以采取单一来源采购方式：

　　(一)只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的;

　　(二)原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的;

　　(三)在原招标目的范围内，补充合同的价格不超过原合同价格50%的工程，必须与原供应商签约的;

　　(四)预先声明需对原有采购进行后续扩充的;

　　(五)采购机关有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购，才能促进实施相关政策目标的;

　　(六)从残疾人、慈善等机构采购的;

　　(七)财政部门认定的其他情形。

　　第四章　招投标程序

　　第二十五条　招标人采用公开招标方式的，应当通过财政部及省级人民政府指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告。

　　招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点以及获取招标文件的办法等事项。

　　招标人采用邀请招标采购方式的，应当向五个以上特定供应商发出投标邀请书。投标邀请书的主要内容依前款规定。

　　第二十六条　招标人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目所有实质性要求和条件以及拟订合同的主要条款。

　　招标文件不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的内容。

　　招标文件应当经采购机关确认，采购机关应当对招标文件的真实性负责。

　　第二十七条　招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

　　招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间;但是，自招标文件发出之日至投标人提交投标文件截止之日，不得少于20日。

　　第二十八条　招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标投标有关的其他情况。

　　招标人没有标底的，标底必须保密。

　　第二十九条　投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。

　　投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间后收到的投标文件，应当原样退还，不得开启。

　　投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。

　　第三十条　两个以上供应商可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。

　　第三十一条　开标应当按招标文件规定的时间、地点和程序，由招标人以公开方式进行。开标时应当众验明所有投标文件的密封未遭损坏。招标人应当宣读所有投标文件的有关内容并作记录存档。

　　严禁投标人与招标人在开标后进行任何形式的协商谈判。

　　第三十二条　评标由评标委员会负责。

　　评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

　　评标委员会完成评标后，应当向招标人提供书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。

　　招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。

　　第三十三条　中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

　　中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，并报送财政部门备案。

　　第三十四条　招标人应当自确定中标人之日起15日内，向财政部门提交招标投标情况的书面报告。

　　第五章　政府采购监督

　　第三十五条　财政部门应当加强对政府采购的监督检查。监督检查包括以下主要内容：

　　(一)有关政府采购的法律、法规和政策的执行情况;

　　(二)政府采购项目预算的执行情况;

　　(三)政府采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况;

　　(四)政府采购合同的履行情况;

　　(五)其他应当监督检查的内容。

　　被监督检查的单位和个人应当如实反映情况，提供有关材料。

　　第三十六条　财政部门发现正在进行的政府采购严重违反规定，可能给国家、社会公众和当事人利益造成重大损害或导致采购无效的，应当责令采购机关停止采购，并及时作出处理。

　　第三十七条　采购合同当事人应当全面履行合同规定的义务，任何一方不得擅自变更或者解除合同。

　　合同当事人协商一致需变更合同实质性条款或订立补充合同的，应当报送财政部门备案。

　　第三十八条　采购机关应当对采购合同的标的组织验收，根据验收结果，在验收结算书上签署意见并报送财政部门。

　　第三十九条　财政部门根据采购合同对验收结算书进行审核，符合规定的，办理采购资金的拨款手续。

　　采购资金拨款管理办法，由财政部另行制定。

　　第四十条　国有资产管理部门应当加强新增国有资产的管理，及时办理新增资产的登记。

　　第四十一条　政府采购当事人认为自己的合法权益受到损害，可以向财政部门提出书面投诉。财政部门应当在收到投诉书之日起30日作出处理。

　　第四十二条　政府采购应当接受审计、监察等部门以及社会的监督。任何单位和个人有权对政府采购中的违法行为进行控告和检举，财政部门及有关部门应当及时进行处理。

　　第六章　法律责任

　　第四十三条　采购机关有下列情形之一的，采购无效，由财政部门责令改正，并可给予警告;对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管机关给予行政处分;给供应商造成损失，应当承担赔偿责任：

　　(一)应当采用招标采购方式而未采用的;

　　(二)擅自提高采购标准的;

　　(三)委托不具备政府采购业务代理资格的社会中介机构承办采购事务的;

　　(四)与社会中介机构或者供应商违规串通的;

　　(五)开标后与投标人进行协商谈判的;

　　(六)中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的;

　　(七)拒绝财政部门的检查或者不如实反映情况、提供材料的;

　　(八)其他违反政府采购的情形。

　　第四十四条　供应商有下列情形之一的，采购无效，由财政部门责令改正、给予警告，并按有关规定处以罚款;给采购机关造成损害的，应当承担赔偿责任：

　　(一)提供虚假材料，骗取政府采购供应商资格的;

　　(二)提供虚假投标材料的;

　　(三)采用不正当手段抵毁、排挤其他供应商的;

　　(四)与采购机关或者社会中介机构违规串通的;

　　(五)开标后与招标人进行协商谈判的;

　　(六)中标后，无正当理由不与采购机关签订采购合同的;

　　(七)向采购主管机构、采购机关、社会中介机构等行贿或者提供其他不正当利益的;

　　(八)拒绝财政部门的检查或者不如实反映情况、提供材料的;

　　(九)其他违反政府采购规定的情形。

　　第四十五条　社会中介机构有下列情形之一的，采购无效，由财政部门责令改正、给予警告，并按有关规定处以罚款;给采购机关、供应商造成损失的，应当承担赔偿责任：

　　(一)提供虚假材料骗取政府采购业务代理资格的;

　　(二)超出代理权限进行采购业务的;

　　(三)与供应商违规串通的;

　　(四)拒绝财政部门的检查或者不如实反映情况、提供材料的;

　　(五)其他违反政府采购规定的情形。

　　第四十六条　采购主管机构的工作人员，不履行本办法的规定，徇私舞弊、玩忽职守的，由有关主管机关给予行政处分。

　　第四十七条　具有本办法第四十三条、第四十四条、第四十五条、第四十六条规定的情形，情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

　　第四十八条　对财政部门作出的投诉处理或者处罚，当事人不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

　　第七章　附则

　　第四十九条　采购机关用国际组织、外国政府或者外国法人、其他组织及其个人的贷款或者赠款进行采购，贷款或赠款人对采购方式有约定的，从其约定。

　　第五十条　本办法由财政部负责解释。省级财政部门可以依据本办法制定具体实施办法。

　　第五十一条　本办法自发布之日起施行。