会议接待流程

会议接待流程

　　会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。下面是YJBYS小编整理的会议接待流程相关内容，希望对你有帮助!

　　★准备工作

　　1接到会议(会展)意向后，合理报价立即回复，并提出我方的合理化建议。

　　2可为客户进行会议(会展)的设计与策划服务。

　　3根据要求预定酒店，会议(会展)场地、车辆等。

　　4准备会务用品：代表证、会徽、纪念品。

　　5提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。

　　★会议接待

　　1会议(会展)场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。

　　2按客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。

　　3会议用餐及宴会安排。

　　4会后旅游、娱乐考察等活动。

　　5提供返程飞机票、火车票。

　　一般而言，作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览，大多经过以下几个环节：

　　1、策划作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

　　2、咨询在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

　　3、考察如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

　　4、确定这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

　　5、执行严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

　　6、结算双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

　　【拓展阅读】

　　会议汇报技巧：

　　现如今，有很多年轻人，即便是在公司里工作多年，他们都不会汇报工作，尤其是在参加重要会议的时候，他们根本就不明白自己说的到底是什么，也没有提前做好准备，最后反而是得罪领导，让他们不被领导所青睐，所以提醒大家在参加重要会议的时候向领导汇报工作，一定要掌握一下这三个技巧，这样才能够让你深受领导喜欢。

　　第一、提前做好准备和发言内容

　　在职场中工作的时候，有很多职场人士，他们在向领导汇报工作之前，往往都是没有头绪，而且没有做好准备，反而是看到身边有很多新员工表达清楚而且逻辑清晰，在汇报工作的时候更是得到了理所应当的结果，笔者提醒大家，无论是在公司里参加重要会议还是小会议，都应该提前做好准备，因为这在日常工作中是必不可少的，如果你没有做好总结，那么在会议上领导可以劈头盖脸地向你训斥一番，所以年轻人一定要了解到这样的危机。

　　第二、及时汇报工作进展

　　当然也有很多年轻人，他们在执行工作任务的时候出现了太多失误，当工作项目出现阻碍的时候，这些年轻人往往藏着掖着，并没有把事实告诉给领导，也并不想让领导耽误自己的时间，帮他们解决问题，往往就是因为这些员工不认真的态度，最后反而是耽误了工作进展，被客户取消订单，公司形象也会直接受到影响，

　　大家在公司应该及时汇报工作进展，并且把自己的失误主动告诉领导，千万不要害怕被责备，因为领导可能会第一时间原谅你，并且向你伸出援手。

　　第三、准备多种方案

　　很多年轻人在和同事以及领导相处时他们总是直来直去，最后往往是因为说话的毛病被大家所反感，其实在汇报工作的时候也是如此，年轻人应该多加准备各种方案，而不是只准备一种方案无法补救，最后在汇报工作时更难以寻求同事以及其他领导的帮助，导致你在公司里不被领导重用，这其实才是最让大家所担忧的，除此之外，年轻人在汇报工作时也应该更加简洁一些，领导可没有太多时间听你在会议上侃侃而谈。