如何完善档案的管理体系

关于如何完善档案的管理体系

　　摘 要：随着社会经济的建设发展，档案信息所发挥的作用也在日益增加。构建完善的档案管理体系对于我国社会经济建设都有着重要影响和意义。但是在实际档案管理过程中仍然存在很多问题，这些问题使得档案信息不能真正发挥其应有作用。本文就结合这一问题进行深入研究，探讨如何进一步构建完善科学的档案管理体系。

　　关键词：管理体系;档案管理;方式

　　档案信息在当代社会发展过程中有着重要意义，构建完善的档案管理体系对于我国档案管理工作至关重要，本文结合当前我国档案管理工作存在的问题，探讨如何进一步构建完善的档案管理体系。

　　1 当前档案管理体系不完善的具体因素

　　1.1 对档案管理工作不够重视

　　在我国档案管理工作过程中工作人员在很长时期都没有从心理上对其起到足够的重视，所谓的档案管理无非就是机械的抄写档案内容，储存一些档案信息，只要档案信息保密不外泄、不丢失就完成了档案管理工作。但是在现代档案管理过程中只进行这些内容是不可行的，不能真正发挥档案信息在单位管理和经营中的作用，不能为单位带来直接的效益。然而，在我国大部分单位中无论是上级领导，还是下级员工都忽视了档案管理工作，并没有对这一工作的重要性起到应有的认识，使得档案管理体系得不到应有的重视。这也是造成档案管理困境的重要因素。

　　1.2 档案管理观念过于陈旧，档案管理水平相对较低

　　根据调查研究发现，当前在我国大部分从事档案管理的工作人员都不了解档案管理的具体要求和重要作用，仅仅局限于整理、收集、归档等初级的档案管理方法，而对于档案信息的合理利用方式并不了解。在档案管理过程中工作人员缺乏收集意识，并不能将自己的精力投入到档案管理工作中，只是将自己搜集来的档案进行存放，而没有进行档案信息真实性的核查和档案信息的挖掘。使得档案信息常常出现错误或者遗漏，大大降低了我国档案管理的水平，影响档案信息作用的发挥。

　　1.3 档案管理硬件条件差，设备不全

　　在基层档案管理过程中由于领导不重视，对档案管理工作的错误认识等原因，使得大部分单位的档案管理硬件条件差，很多单位连专门的档案管理室都不建立。一些单位档案管理室条件差，存在潮湿、狭窄等问题，一些档案室“八防”设备不齐全，这些问题都会造成档案受损，影响档案的整洁和质量。硬件条件差，设备不齐全也是造成我国档案管理水平低的重要原因，只有档案管理硬件水平提高，才能更好地完成档案管理和存放工作，确保档案信息不被损坏。

　　1.4 尚未构建完善的档案管理团队，工作人员专业素质低

　　近几年随着我国经济和社会的快速发展建设，人们逐渐发现了档案信息所起到的重要作用，并且开始对档案管理工作起到一定的重视。目前我国已经建立了一支档案管理团队，但是这支队伍中的工作人员普遍存在专业素质低、文化程度差等问题，在实际档案管理过程中工作人员不能利用自己的专业知识解决存在的问题。尤其是随着档案信息和内容的.不断加深，能够深入挖掘和开发档案信息的人才越来越急需，但是这些人才却十分匮乏。

　　2 完善档案管理体系的具体方式

　　在我国档案管理过程中存在很多问题，这些问题对于我国档案信息的合理利用有着极大阻碍，所以我国必须要重视档案管理体系的建设，构建完善的管理方式，这样才能有效提高我国档案管理工作的质量和效率，使得档案管理工作有序进行，主要要从以下几个方面入手：

　　2.1 采取有效方式提高档案管理人员的业务素质

　　作为一名档案管理工作人员必须要具备专业的档案管理业务素质，要能够独立解决档案管理过程中存在的各种问题，并且采取适当的方式开发档案信息，发挥档案信息的积极作用。这就需要档案管理人员要不断提高自身业务素质，积极参加各种与自身专业有关的培训或者是交流活动，通过不断的学习弥补自身不足，提高自己的专业水平。在日常的档案管理过程中工作人员要落实档案管理的相关内容，掌握档案管理过程中所涉及的规范和基本方法，合理运用科学的档案管理方式提高档案管理工作效率和质量，严格遵循档案管理原则。另外，档案管理人员必须要与时俱进，不断结合自身档案管理实际进行创新，不断更新自身档案管理理念和管理方式，这些都是档案管理人员需要不断提高的。此外，档案管理人员还需要不断提高自身思想道德水平，这样才能在档案管理过程中坚守自身职业道德。档案管理信息涉及单位隐私，对各单位经济利益或者效益会产生影响，档案管理人员只有不断提高自身思想道德水平，才能在管理过程中不泄露或者贩卖档案信息，保障档案管理的私密性。在现代档案管理工作过程中，档案管理人员的业务素质发挥着重要作用，所以必须要对这一问题起到足够重视。

　　2.2 构建完善的档案管理制度

　　健全的档案管理制度是完善档案管理体系的制度保障，因此档案管理制度必须符合以下要求：规章制度要体现合理性、科学性。档案管理的相关制度的制定必须以单位自身的实际情况为依据，从实际出发。实用性。制度必须具有可操作性，其制定必须以简单明了、可操作性强为依据，使得工作人员在日常工作中能够更好的坚持和贯彻相关的规章制度。坚持制度约束的双向性。具体说来就是既能约束领导又能约束普通员工。加强执行力度。相关的规章制度一旦制定出来就必须严格执行，否则就会变成一张废纸。规章制度的制定部门，同时也是监督部门，必须确保规章制度完全的落实。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

　　2.3 增加档案功能，发挥档案作用

　　在日常的档案管理工作当中，工作人员要尽可能的使记录内容全面、客观，并且随着时间的推移及时对已有信息进行更新。在新时代背景下，我们对档案功能的开发方面也必须有所进展，保留档案原有的重要功能之外，档案的内涵也要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

　　2.4 不断进行档案管理手段的更新发展

　　伴随着科学技术的迅猛发展，计算机已经成为社会生活中不可缺少的一部分，网络也已经广泛的被应用到了各个领域，信息化是当今社会的必然趋势。相对于档案管理工作来讲，信息化可以使档案管理工作效率大大提升，同时也使相关繁琐的工作简单化。近年来，国内的许多单位已经把信息化应用到了档案管理的工作当中，大大提高了档案管理的利用和档案质量。因此，实现人事档案计算机辅助管理势在必行，这也为完善档案管理体系提供了技术保证。

　　2.5 对档案管理工作起到足够的重视，提高档案管理地位

　　在日常的工作当中，领导和工作人员都必须从心理上重视档案管理工作，加大对档案管理的投入力度，提高档案管理相关工作人员的待遇，为档案管理配备具有专业素质的工作人员。这样，档案管理工作才能有效的进行，才能保证档案管理工作的质量。

　　3 结束语

　　档案管理体系的完善过程中，必须要有专业素质的工作人员作为人力资源基础;同时，还必须制定相关的规章制度，作为保障;最后还必须提高档案管理工作者的地位，从内到外的把这项管理工作重视起来。在新时代的背景下，我们必须不断的更新关于档案管理的理念，积极探索先进的管理模式，以便提高档案的利用价值和更好的为单位提供服务。

　　参考文献：

　　[1]王金扣，朝鲁蒙.建立知识型档案管理体系的几点思考[J].前沿，2000(11).

　　[2]张向远.建立和健全信用档案管理体系的构想[J].浙江档案，2002(12).