秘书如何制定工作计划才会效率高

秘书如何制定工作计划才会效率高

　　在日常工作中，为了圆满完成某项重要工作、活动，增强工作、活动推进落实的指导性、计划性、系统性和规范性，常常需要秘书人员制定全面、详细、明确的实施方案。实施方案属于计划类文体，是工作、活动开展前作出的统筹安排，是工作顺利实施的重要保障和依据，也是秘书人员应掌握的常用应用文体。

　　从结构上看，实施方案一般包括标题、正文两个部分。实施方案多数是正文结束就自然终止，没有专门的结尾段。实施方案一般以通知的形式印发，一般也不需要落款。

　　一、命题准确，清晰明白

　　实施方案的标题形式比较多，但通常有两项必备的基本要素，即实施内容和文种。因此，最常见的标题形式就是“实施内容+文种”。比如，《能效“领跑者”制度实施方案》《安全生产工作实施方案》等，都直接表明了所要开展的工作内容。

　　第二种标题形式是“年份+实施内容+文种”。比如，《2015年保障性安居工程建设实施方案》《2015年提高全省失业保险金发放标准实施方案》等，就采用了这种形式。

　　第三种标题形式是“年份+制文机关(或实施范围)+实施内容+文种”。这是一种最为详细的`标题形式，便于通过标题得出相对比较全面的信息。比如，《2015年兰州市民企陇上行活动实施方案》《2015年南宁市人民防空知识教育进学校进社区进机关进企业进网络工作实施方案》等。有时，这种标题形式也可以比较灵活，把“年份”与“制文机关(或实施范围)”位置互换。比如，《潍坊市2015年知识产权宣传周活动实施方案》等。

　　第四种标题形式是“制文机关+实施内容+文种”。比如，《××大学“依法治教年”活动实施方案》《××医院公开招聘卫生专业技术人员工作实施方案》等。

　　第五种标题形式是“实施范围+实施内容+文种”。比如，《宁波市市级公共机构LED照明改造工作实施方案》《鞍山市油气输送管道隐患整治攻坚战实施方案》等。

　　二、结构恰当，要素齐全

　　正文是实施方案的核心部分，其主要内容、具体工作安排等都要在这一部分写出。在撰写这一部分时，秘书人员要抓住重点，突出主要工作，做到详略得当、逻辑清楚，避免主次不分，结构混乱。

　　正文一般包括前言、主体、结尾三个部分。

　　(一)前言：简单明了，直奔主题

　　前言即实施方案的开头部分，多简明扼要地写出制定实施方案的目的和依据。写目的，常用的习惯语是“为”“为了”;写依据，常用的句式是“根据(依据)……结合本(我)单位的实际，制定本实施方案”。

　　有时为了行文简洁，也可以省略掉制定方案的目的。这种前言直接写出依据，开门见山，言简意赅。

　　(二)主体：抓住关键，务实重效

　　主体是实施方案的关键，一般包括重要意义、指导思想、指导原则、工作目标、工作任务、方法步骤、工作要求等内容。很多实施方案会根据具体情况进行简化或增加内容。

　　1、重要意义主要是结合当前形势，分析指出开展工作、活动的重要意义，表明这是形势发展所需，势在必行，具有很强的必要性和重要性，从而统一思想，提高认识，增强人们开展好工作的责任感、使命感和紧迫感。这就要求秘书人员熟悉和了解本系统、本行业发展状况和发展趋势、国家有关政策要求等。根据当前有关转变文风的要求，关于重要意义的阐述在实施方案中已不多见，即使偶有所见，也是言简意赅，三五句点到为止。

　　2、指导思想、指导原则、工作目标这三项常常根据实施工作和活动内容的不同，而有所取舍。在说法上，有时会稍有差别，比如，有时把指导原则说成工作原则，把工作目标说成目标要求、目标任务等。这是秘书人员撰写实施方案的难点，常常要求秘书人员从政策把握上、语句逻辑关系上、选词用语上认真推敲，仔细斟酌，稍有失误，就会影响实施方案的质量水准，就会给今后工作带来被动。

　　指导思想是指开展整个活动的出发点、思想方法，指导原则是指活动所要遵守的基本原则、基本路线。有时两者会合二为一。一般情况下，两者的语言都简洁凝练，高度概括，政策性、政治性、方向性极强。

　　工作目标是指通过活动的开展，所要达到的最终目的和所要实现的目标。这是对整个工作、活动提出的努力方向，也是检验活动是否成功的标准。

　　3、工作任务是指具体的实施内容。秘书人员在制定实施方案时，要全面掌握有关情况，通盘考虑，统筹安排，想足想全各项工作任务，要避免遗漏，避免“捡了芝麻丢了西瓜”。这一部分是整个方案的关键，任务内容是否具体，是否切合实际，是否具有指导意义，都在本部分体现。

　　4、方法步骤是指为了实现工作目标和任务所采取的具体措施、时间安排和进度、方法方式等，可以写明实施工作分为哪几个步骤、每个步骤安排在什么时间、时间安排多长以及每个步骤由哪些部门、哪些人员负责落实等。秘书人员要充分考虑方法步骤的合理性、可操作性，要注意和日常工作的结合，做到两不误、两促进。比如，湖北工业大学2014年5月5日印发的《师德师风建设年活动实施方案》，把整改活动分为动员部署、学习教育、查摆问题、检查整改、建章立制、选树典型、总结表彰等7个环节，并分别详细列出了每个环节的时间节点、工作步骤、措施任务等，具有很强的指导性，对整个活动的顶层设计非常详细具体，有利于活动的扎实推进和深入开展。

　　5、工作要求是指为了顺利完成工作对有关单位提出的要求，确保活动顺利开展。有时，又可以把工作要求称为保障措施，并在写作内容上有所侧重。一般情况下，这部分可以从加强组织领导、加强宣传力度、认真总结和考评考核等方面入手，还可以根据具体需要适当增加内容，加入资金、制度保障等。这既要求秘书人员站在领导机关的角度，既从宏观上、整体上明确要求，也从微观上、具体细节上厘清职责，避免工作机制混乱、人员分工不明、工作难以顺利推进。

　　实施方案的制定有时需要根据上级的相关实施方法制定本单位的实施方案，这就需要秘书人员加强学习，吃透上级部门的文件精神，在做好规定动作的同时，适当创造性地增加自选动作，做好上级精神与本单位实际的结合，避免出现“两张皮”现象。有时，实施方案的制定，没有先例可以借鉴，这就需要依据有关精神，加强调研论证，合理规划实施环节、实施时间和方法步骤，确保实施方案“接地气”，切合实际，又具有操作性。