秘书日志怎么写

秘书日志怎么写

　　日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。所谓纵，是以时间为线索，上班开始到下班为止，整个过程中什么时间应做什么事，按照顺序排列，属于领导必做的作为主线，安排的时间应在领导精力很好时。所谓横，是指事务。那么秘书日志应该怎么写呢？一起来学习学习！

　　(一)、日志的相关知识

　　秘书的一项重要责任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。工作日志就是秘书协助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天活动作出合理安排，并予以实施的辅助工具。

　　1、工作日志填写的信息内容

　　无论手工填写还是电子工作日志，填写的信息内容应相同，上司的日志内容通常包括：

　　(1)、上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容;

　　(2)、上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间;

　　(3)、上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络方法等;

　　(4)、上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜;

　　(5)、上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。

　　秘书的日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：

　　(1)、上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如为上司某某会议准备发言稿、会议议程、订机票;为上司的某某会谈草拟合同和定餐等。

　　(2)、上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。

　　(3)、自己职责中应做的工作、活动，例如撰写工作总结，参加值班等。

　　2、处理工作日志的变化与调整

　　有时会因预想不到的事和对方的原因而必须改变日程安排，如果是我方的原因变更安排，会造成一些有形无形的影响，甚至会影响企业的信誉和双方的信赖关系。因此，应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围内。

　　一般的'变更包括：

　　(1)、原定结束时间延长超时;

　　(2)、追加紧急的或新添的项目;

　　(3)、项目的时间调整、变更;

　　(4)、项目中止或取消。

　　针对上述情况，秘书应注意：

　　①安排的活动之间要留有十分钟左右的间隔和适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。

　　②进行项目的时间调整、变更，仍然遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。

　　③确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。

　　④再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记或不作修改。

　　(二)、日志填写的工作方法

　　1、手工填写的工作日志

　　对于手工填写的工作日志同时还要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。使用时的工作方法是：

　　(1)、提前了解上司工作和活动的信息，并在2份日志上填入，并于当日一早再次确定和补充;

　　(2)、提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作;

　　(3)、输入或填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明，还可以使用不同色彩;

　　(4)、输入或填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络的必要信息;

　　(5)、输入或填写的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化;

　　(6)、在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作;

　　(7)、在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实;

　　(8)、协助和提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。

　　案例分析

　　刘艳是市场部秘书，一直填写自己和上司的工作日志，打开2003年3月25日她的那页日志，可以看到如下信息：

　　工作日志 2003年3月25日 星期二

　　时间 工 作 内 容

　　9：00 部门会议，7层705室，带相关文件夹和下发的会议日程表

　　10：00

　　11：00 确认上司与新客户的午餐

　　12:00 午餐前，将应聘人的资料送经理、副经理、人事经理阅

　　13:00 确认面试房间305室，摆桌椅，准备面试评估表

　　14:00 安排应聘人赵卫面试四十分钟，14：50安排应聘任静面试

　　15:00 15：40安排应聘者李克面试

　　16:00 16：30面试小组讨论

　　17:00 检查、准备上司二十六日报告的资料和电脑投影幻灯片

　　通过秘书刘艳的日志可以反映出其上司3月25日一天的工作。

　　2、电子工作日志

　　计算机程序现在可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于联网的计算机中。有条件的可以使用计算机电子日志来管理时间，通过电脑程序中的MicrosoftOutlook可以打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历，只要输入工作任务即可。输入的方法和内容与手工填写日志基本相同。电子工作日志比手工填写日志用起来更方便，可以迅速修改和更新日志内容，且不留痕迹。

　　(三)、注意事项

　　1、秘书应确保上司日志信息的保密，只对上司授权的人查阅。

　　2、要确保2本工作日志信息一致和准确，如果上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。

　　3、秘书要熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。

　　4、秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息。