秘书公文处理的基本任务

秘书公文处理的基本任务

　　公文处理是指在公文的产生和运转的全过程中，以特定的原则和方法对公文进行创意、撰写、加工、利用、保管，使其获得必要功效的行为或过程。公文处理最基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。那么秘书公文处理的基本任务有哪些呢？

　　公文处理最基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，撰制是前提，办理是中心，管理、整理、归档是终结。几个部分互相联系，互相交叉，互相制约。

　　撰制公文

　　就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的.代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。

　　办理传递文件

　　根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办。承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。

　　管理文件

　　是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。

　　立卷归档

　　公文办理完毕后，应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。

　　延伸阅读：秘书沟通的技巧

　　1、 及时明确沟通对象(用以下两个方法来帮助自己：一是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具;二是恰当询问回使已有的信息更具有针对性)

　　2、 了解沟通对象的行为习惯和工作风格

　　3、 正确选择沟通渠道(面谈、书面、会议、演讲、电子媒介等)

　　技巧：面谈的技巧——礼貌，尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。

　　书面沟通技巧——充分利用协作技巧来丰富自己的书面内容。

　　会议沟通技巧——友善、资料完善、尊重与会代表并感谢光临。

　　演讲沟通技巧——注意话题，调整好的心情，短少精干，注意语言魅力和艺术，注意开场和结尾。

　　电子媒介沟通技巧——了解最新电子媒介的优势，使用各种载体时注意文字的应用不能让私人私公司的秘密在网上传播。

　　其它沟通技巧——说服技巧，建议技巧。