企业法律知识管理

企业法律知识管理

　　企业法律顾问与个人法律顾问比起来，为企业提供法律方面服务的律师数量要多得多。下面整理了关于企业法律知识管理的文章，欢迎大家阅读!

　　一、什么是企业法律知识管理?

　　简单而言，就是把企业组织所积累的一切法律相关的资料，如合同、谈判会议记录、合同履行记录、供应商信用记录、碎片化储备的各种相关信息、判决书、制度、指引、案例等等，尽可能地进行梳理与格式化，从而生产出能够被组织长期使用的合格的法律知识资产，并通过各项机制推动这些法律知识容易被团队成员获得、应用、改进、传承，并及时清理失效的法律知识储备，从而助力组织把法律知识转换为自身竞争优势，支撑组织的运营、管理、创新、宣传、开拓进取。

　　二、法律知识管理对于企业的意义

　　(1)有效保留机构历史重要法律经验和成果。法律知识管理基础功能，就是能够系统地保存机构多年积累的法律经验与成果，在面临相同相似问题时能够高效复盘，减少知识重复积累。在目前人员流动性较大、在职与离职管理不完善下，如果机构一批团队流失，而毫无知识管理，就几乎意味着机构全部积累的流失，从0开始，再悠久的机构也如同新机构一样稚嫩和不成熟，从而在发展上因此不断原地踏步。历史积累，是最独特，最无可复制，最有二次开发潜力的宝藏，因此，法律知识管理很重要。

　　(2)方便基础机构所需材料的调用。缺乏知识管理，一定程度意味着许多机构常用的合同、案例、文本、证据没有很好集中保存、管理、以及方便调用。因此每每进行解决例行问题时，也会变得较为手忙脚乱，在文案准备上显得非常不便，比如这份合同材料是某人电脑里才有，那份案例判决书的电子版在另一个同事的U盘上，材料收集很不便利，降低效率，加大工作量。此外，一些重要材料，要么因为缺乏持续知识管理维护而变得搜寻不到，要么就是平时没有及时整理，临头反而没有现成适用的，也进一步加大了工作量。

　　(3)为组织发展的`标准化、规范化、规模化打下基础。除了当事员工外，各种过程产生的合同、文档、判决书、案例，都能够成为组织发展的标准化、规范化业务流程、操作指引制定提供充分的参考，如果这些资料没有妥善保管，加上当事员工的流失，那么许多标准与规范的制定，将失去重要历史经验与教训的参照，甚至成品难以接地气。而诸如各个项目的法招投标文件、合同书、计划书、案例成果等，更是为业务操作的标准化、规范化提供充分的提炼与优化审视，为项目能够更加规范、易于复制形成规模化，打下基础。也为机构优秀项目形成模式，进行推广与展示提供重要的历史回顾，以便做好相关研究成果的产出。

　　(4)降低新员工培养难度。好的法律知识管理，能够及时存储、整理、收集来自该岗位历史经验与教训信息，从而持续转化为新的员工岗位说明书、员工自助学习清单、以及储备相应的合同模板、操作指引、案例集给予新员工参考，这些种种，都能够降低带新员工的难度，也降低新员工对组织的不适感，从而迅速进入状态，有机构多年的法律知识可依托，有机构多年的法律知识可导航。

　　(5)提高业务运作效率。好的法律知识管理，不仅储备了丰富业务所需知识，还能能够方便每个成员调用相关信息，比如通过一个电子法律知识库，能够迅速查阅目标服务区域的基本情况，查阅各种合同模板、查阅类似项目的经验教训。以及，通过机构的在线法律知识字典，能够迅速查询相关法律知识，进行快速学习。而这些实现，并非是高昂的IT成本投入才行，比如免费的OA、微信公众号菜单与自动回复就可以实现。

　　简言之法律知识管理就是要解决企业内两个法律员工知识与经验传承的问题。

　　老员工场景

　　同样的一个法律问题，我需要解答很多遍;

　　有好的案例，但全放在PPT中、邮件中;

　　这个事情三年前我就做过了，今天他们才开始做;

　　我也想帮助同事快速成长，但除了培训讲课，有没有更好的方式?

　　这些都是企业内的老员工在工作中遇到的最普遍性问题。

　　新员工场景

　　谁是法律大咖，专家在哪里?

　　这个法律问题我应该找谁?

　　这个PPT好老了，五年前的，作者也离职了，怎么办?

　　找专家请教，电话干扰太大，邮件反映太慢，难道只有推动开会才能解决吗?

　　三、常用的法律知识管理类型

　　如何让企业内部员工之间的法律经验得到传承，部署企业内部系统法律知识库，从而提升企业的竞争能力。

　　企业法律知识管理以法律知识为驱动，贯穿整个运营，为企业提供一个易用、安全、高效的结构化法律知识管理体系。加速内部法律信息及法律知识的流通，实现组织内部法律知识的共享，智能推荐法律知识，让业务开展和客户服务更高效。

　　下面是常用的法律知识管理类型

　　1、我的资料库

　　员工非正式内容资料，包括个人工作资料、个人知识草稿、我分享的资料、分享给我的资料，可详细设置附件浏览或者下载权限。我的资料只有通过知识负责人审核才正式成为知识。

　　2、本地资料库

　　大文件管理，方便快捷!本地资料库将大文件如视频、图片等进行单独管理，上传、下载 速度快，且不占用平台资源。

　　3、公共资料库

　　建立团队公共的文件库，快速让成员熟知以往的沉淀资料文档，如规章制度、业务表格模版、岗位工作注意事项等，建立团队统一的知识网盘。

　　4、我的知识库

　　我的知识库由我的资料申请转化而来，不能直接创建。个人可以随时管理我的知识，我推荐的知识，推荐给我的知识，我收藏的知识，我的职位知识。我的知识支持高级搜索，快速查询，第一时间获取所需知识内容。

　　5、企业知识库

　　企业员工将有价值的资料、文档、个人隐性知识进行识别、整理，申请转为企业知识，管理员通过审核纳入企业知识库;严格的权限设置按分类、单个文件设置阅读下载权限。

　　6、全文检索—企业系统内部的百度搜索

　　实现高效查找，当员工在业务过程中遇到问题，随时可以通过全文检索功能，查找所需的信息，可以查找知识、资料文档，以及附件内容等信息。

　　7、智能推荐—让合适的人在合适时间看到合适的知识

　　根据热点、最新、分享、岗位推送相关知识资料到个人，帮助每一位职员针对性成长学习，提高工作效率、打造知识高效流转的企业氛围。

　　8、知识图谱——智能展现

　　知识图谱(Mapping Knowledge Domain)，是把应用数学、图形学、信息可视化技术、信息科学等学科的理论与方法与计量学引文分析、共现分析等方法结合，并利用可视化的图谱形象地展示学科的核心结构、发展历史、前沿领域以及整体知识架构达到多学科融合的一种研究方法。

　　让企业内部的知识与经验得到充分的共享，尽少重复发明已有知识成果，提高企业效率，增加企业竞争力。是新一代法律知识管理者所要解决的核心问题，也是在充分竞争环境下企业获得发展的关键保障。

　　法律知识管理，从深层次看更应该是一种企业法务工作方法和工作哲学。法律知识管理本身就是工作。每一个场景核心可以由不同的知识模板(Template)和工作流(Workflow)组成。我们每天的行为，无论是生活还是工作，其实都是时时刻刻在进行知识运转，都和对世界的理解、对事物的认知、对选择的判断、对行为的决策息息相关。