机关档案室管理规章制度

机关档案室管理规章制度

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　　机关档案室管理规章制度【1】

　　一、档案立卷归档制度

　　1、立卷原则：文书档案实行以卷为单位装订(即案卷级整理方法)的原则，其他会计、声像按国家相关规定执行。

　　2、立卷归档范围和文书档案保管期限：按照我委编制并经县档案局审批同意的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。

　　3、立卷归档时间：

　　⑴机关文书档案应坚持做好平时收集，把已处理完毕的文件按流水号收集齐全，于第二年初进行整理、归档，六月底前完成归档工作。

　　(2)机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年，第二年六月底前移交综合档案室。

　　(3)声像档案在每项活动结束后，及时交综合档案室归档。

　　(4)其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。

　　4、文件整理归档要求：

　　按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求，遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　⑴不同年度的文件一般不得放在一起归档;但跨年度的请示与批复，放在复文年归档;没有复文的，放在请示年归档;跨年度的规划放在针对的第一年归档;跨年度的总结放在针对的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;非诉讼案件放在结案年归档;其他文件材料的归档按有关规定执行。

　　⑵文件材料应区别不同情况进行排列。一个问题的请示、报告、批复应依序排列在一起(批复在前、请示在后，正件在前、附件在后)，印件在前、定稿在后;转发件在前、原件在后;其他文件材料依照有关规定及其形成规律或特点进行排列。

　　(3)文件材料的排列，应按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。文件材料整理后装盒的排列自上而下，自左向右。排列方法应结合本机关的具体情况，历年来的归档排列要统一，前后一致。

　　(4)文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号不得重复。

　　二、档案保管制度

　　1、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。

　　2、配置足够的档案柜以及相关设备。

　　3、档案室门窗要牢固，严格做到防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防高温。档案库房做到专人负责、专人管理。库房内不得堆放杂物。

　　4、经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制。

　　5、库房内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整齐划一。

　　6、根据档案工作需要配置温湿度计、复印机、扫描仪、电脑、收录机、去湿机、吸尘器、空调设备、照相机和电子计算机等设备。

　　7、机关档案管理现代化，纳入本单位办公自动化系统同步发展，逐步实现档案管理的科学化、现代化，提高档案管理水平和服务效率。

　　三、档案保密制度

　　1、建立健全档案保密组织，做到领导落实、组织落实、人员落实。

　　2、档案人员要认真学习有关保密工作指示、决定，严格遵守保密纪律和保密制度。

　　3、档案人员应根据国家和秘密及其密级具体范围的规定划分秘密、机密、绝密等，严格按密级管理办法进行管理。

　　4、档案一般不外借，确因工作需要借用的，须经局领导同意。外单位人员来查阅档案的，须持有单位介绍信方可接待。

　　5、秘密以上档案，只限在档案室内查阅，不得外借，不得复制。确因工作需要的，须经局领导批准可摘抄有关章节，用完后及时交档案人员处理。

　　6、档案人员应对保密档案作定期检查，如发现丢失应及时报告并查明去向，杜绝一切可能危害档案安全和泄密事件发生。

　　四、档案利用制度

　　为开发利用档案信息资源，切实有效地为机关各项工作服务，档案人员必须熟悉档案室所藏档案情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

　　一、利用范围：

　　1、档案室所藏的文书档案、会计档案、声像档案、其他门类和载体的档案。

　　2、档案室利用档案资源收集和编制的全引目录、发文汇编、组织沿革、大事记等。

　　二、利用方法：

　　1、凡利用者都应按有关规定办理利用手续，查阅档案时，在阅档室阅览，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、剪裁或拆散档案。

　　2、凡经批准查阅的'档案，如需摘抄、复制的，须经档案人员审核同意，秘密以上档案需作必要摘录的，须经局领导批准，用完后及时交档案人员处理。

　　3、档案人员应做好档案利用反馈工作。在向利用者提供利用的同时，做好《档案查借阅登记》，并附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者填写，及时交档案室查存。

　　三、档案交接制度

　　一、各科室对国家规定的应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。各科室负责人必须在档案备考表内签字，以示确认。

　　二、档案人员要根据国家、省、州、县关于档案馆接收档案的范围和年限规定，有计划、有步骤地将永久、长期的档案连同案卷目录和有关材料，按时向县档案馆移交。

　　三、凡属进馆的档案，均应按要求进行收集、整理、鉴定和验收，对不同门类、载体的档案，按有关规定执行。

　　四、进馆档案应办理交接手续、交接双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应归入机关全宗卷内保存。

　　六、档案人员岗位责任制

　　1、认真贯彻、执行《档案法》、《保密法》以及有关档案工作的方针、政策和规定，不断提高政治思想和业务工作水平。

　　2、热爱档案事业、熟悉档案业务、制定有关档案工作计划和管理制度。

　　3、负责统一管理本机关的全部档案，严格接收手续并把好质量关，做好档案的保管、利用工作。

　　4、认真贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规定》，实施科学管理，积极创造条件，升级达标。

　　5、加强基础建设，熟悉本机关室藏档案，编制组织沿革、大事记、年鉴、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等检索工具和专题资料。

　　6、保密档案的管理和利用，必须按照国家有关档案、保密工作的法律、法规和方针政策的规定办理，确保机关档案的完整与安全。

　　7、按照档案保管期限及鉴定工作的规定，定期鉴定档案，及时做好档案的存毁和向县档案馆移交档案的工作。

　　机关档案室管理规章制度【2】

　　第一条为了进一步提高本机关档案工作水平，逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，制定本制度。

　　第二条机关档案是指在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。

　　第四条机关档案工作的组织领导：

　　(一)机关的档案工作由主管领导，档案员具体负责，其业务工作接受上级档案部门的指导与监督。

　　(二)机关档案确定一名领导分管档案工作，档案员负责本机关各有关资料的收集、整理、归档工作。

　　(三)办公室应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实现档案管理现代化。

　　(四)机关各办工作形成的有关资料建档工作，由办公室牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。

　　第五条本机关档案工作职责

　　(一)统一管理本机关的全宗档案;

　　(二)对机关日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作;

　　(三)为档案的利用提供服务;

　　(四)档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆移交永久性的档案。

　　第六条档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级档案管理部门的要求规范操作。

　　第七条各类材料的归档时间为：纸质文件、电子文件在次年三月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。

　　第八条加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。

　　纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。

　　第九条档案利用的原则：

　　(一)档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。

　　(二)本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经办公室主管领导批准。

　　(三)借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密法等有关规定予以处理。

　　(四)档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过15天;如继续借阅，须另行办理继借手续。

　　第十条对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。

　　第十一条做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕后，进行统计，填写统计报表，按时报档案行政管理部门。

　　第十二条根据保管期限的规定，应对本机关档案定期进行鉴定。鉴定工作在机关主管档案工作的负责人主持下，由上级有关部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存或销毁档案。