展会招展策划书

展会招展策划书

　　一、 产业发布特点

　　二、 展区和展位划分

　　三、 招展价格

　　四、 招展分工

　　五、 招展代理

　　六、 招展宣传推广

　　七、 编制展会招展函

　　八、 展位营销办法

　　九、 招展预算

　　十、 招展进度计划

　　一、产业发布特点

　　可以说明“户外”的将来发展形势。国家统计局，旅游局资料：2000年5月第一个“五一”黄金周至2002年10月第六个黄金周出游3.8亿人／次，收入是1525亿元，平均每次不足7千万人／每黄金周，收入不足2.6亿／次。到了2004年黄金周五一和十一出游人次分别是1.04亿和1.14亿，收入分别为390亿和398亿，增长速度之快那人非常欣喜。 “户外”这个体育用品行业目前在国内运动用品里面，它仅仅是很小很下的一部分，我们国内的“户外”只占整个体育用品市场的千分之一，这是一个很可怕、很可悲的数字。从我们了解的欧洲或者美国甚至我们隔壁的韩国和日本来看，“户外用品”竟占了运动用品15－20％。 通过十几年的发展直到今天，国内“户外”体育用品在北京、成都、深圳、长春、广州、昆明、杭州、西安甚至包括桂林这种小地方，每个城市都已经超过了30家店。 现在,在中国市场上国际国内“户外”品牌一共约有120个，这些品牌中能够在商场，尤其在大型商场设立专柜能够生存下来的不足十个品牌，可以说是寥寥无几。以业绩排大约是：奥索卡、The NORTH FACE、哥伦比亚、CONNA、日高、生活无限.探路者等。而且各个国内品牌的知名度并不高。人们对旅游用品的认识并不深，本次展会加深人们对旅游用品的认识，促进参展商与采购商对接。

　　旅游用品与当地经济和旅游的程度有很大的相关性，在经济越发达的地方人们越有出门旅游的心里需要。而旅游风景区需要旅游用品。旅游用品大部分是在经济发达的或者旅游较多的地方。海峡两岸的气候、风景、人文景观不同也早就了旅游用品的需求上不同，这也造成了本次展览会的展区划分按地域。海峡两岸的浙江、江西、福建、台湾是旅游大省也是经济发达的地带。福建主要集中在闽南地区，主要在泉州厦门等地。

　　二、划分展区和展位

　　本次展会展区和展位的划分根据展会的展览题材和展会定位。

　　根据交通与方便，本次展会选择在A层展览，本次展会要划分6个展区，展位320个，展区分别为福建省旅游服务展区、福建省旅游产品展区、台湾省旅游服务展区、台湾省旅游产品展区、邻省旅游服务展区、邻省旅游产品展区。其中福建省旅游服务展区70个、福建省旅游产品展区100个、台湾省旅游服务展区40个、台湾省旅游产品展区50个、邻省旅游服务展区20个、邻省旅游用品展区40个。

　　三、招展分工

　　本次招展代理划分7个代理商，根据代理商的划分，办展机构成立7个区域在招展机构，分别是闽南、闽北、闽西、台湾、广东、浙江、江西。招展机构设立主任1人、副主任2人、|协助本办展机构招展，招展人员之间的分工要注意发挥各自的特长，统筹协调。 招展人员的任务：

　　闽南机构：1、服务旅游展区30个展位 2、 旅游产品展区50个展位

　　闽北机构：1、服务旅游展区20个展位 2、 旅游产品展区30个展位I

　　闽西机构：1、服务旅游展区20个展位 2、 旅游产品展区20个展位

　　台湾机构：1、服务旅游展区40个展位 2、 旅游产品展区50个展位

　　广东机构：1、服务旅游展区8个展位 2、 旅游产品展区20个展位

　　江西机构：1、服务旅游展区5个展位 2、 旅游产品展区10个展位

　　浙江机构：1、服务旅游展区7个展位 2、 旅游产品展区10个展位

　　招展机构要求：1、必须共同遵守招展原则；不得跨区域招展；不得乱改展位费的收取。不得竞相压价。

　　2、要加强招展机构的沟通，促进信息的沟通。不得争抢同一家目标参展商。

　　四、招展代理

　　为了增加招展的业务网络，扩大业务规模，提高经济效益，本届展会设立7个排他代理，分别为闽南、闽北、闽西、台湾、广东、浙江、江西。

　　代理商的资格：

　　1、是从事代理招展的公司。

　　2、过去有良好的代理业绩，熟悉旅游用品行业。

　　3、有一定的数量的人员，代理的范围能够覆盖我们展会所设立的代理的范围。

　　代理的聘用程序：

　　1、取得必要的证明资料，对代理商进行资质验证，确定代理上的资质可靠。

　　2、展会项目经理初步与代理商议定代理条件，项目总监审查代理条件。

　　3、公司负责人批准代理条件，签订代理合同。

　　本届招展代理商的代理期限是一届，期满后视代理的业绩和信誉等情况再决定是否继续聘用为代理商。

　　代理商的权利与责任：

　　权利：

　　1、按合同规定收取佣金

　　2、从办展机构获取招展必需的完整资料

　　3、按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持

　　4、在规定的时间内预订的展位能得到保证

　　责任：

　　1、按合同规定的`代理形式和条件切实履行职责依法经营

　　2、有责任对所代理的展览项目进行宣传推广

　　3、定期向办展机构有关负责人汇报情况

　　4、对办展机构划定的展位不得有异议

　　5、按办展机构规定的价格（价格范围）招展，按时收取和缴纳参展款（含订金）

　　6、不得对办展机构制定的参展条件作私自改动代理商佣金：本次展会各个代理的佣金为20%，要一视同仁平等看待。代理佣金支付时间和方法可以和办展机构协商制定。

　　五、 招展宣传推广

　　（一）、专业媒体

　　<1>媒介载体

　　旅游行业的专业媒体，如：

　　1、专业杂志

　　2、专业报纸，如《福建旅游报》等；

　　3、专业网站，如上述专业杂志报纸的网络版和“中国旅游网”、“中华旅游网”、以及旅游行业相关展会的网站如“旅游博会”网站、“塑交会”网站等；

　　会展行业的专业媒体，如：

　　1、会展杂志，《中国会展》、《中国展会》等；

　　2、会展报纸，《会展快报》（中国会展杂志社所有）等；

　　3、会展网站，《中国展览总网》、《展览联盟》等。

　　（二）合作方式

　　1、以展位交换广告，同时尽可能多投软新闻；

　　2、以广告交换广告，同时尽可能多投软新闻；

　　3、付费购买广告，同时尽可能多投软新闻；

　　4、对于关系好的媒体，可以共享客户资源，共享数据库；

　　5、对于实力强的媒体，可以使其代理组织观众，甚至是组织参展商。

　　注：对于合作的媒体，应列出合作内容清单，比如《软新闻投放媒体一览表》及《软新闻一览表》，便于对工作过程进行监控。

　　二、大众媒体/主流媒体

　　（一）媒介载体

　　1、电视，如东南电视台、公共频道、等；

　　2、广播，如“福州巴士广播网”等；

　　3、主流报纸，人民日报，海峡都市报，东南早报等；

　　4、网站，慧聪网、新浪、网易、搜狐等；

　　5、全国企业黄页等。

　　（二）合作方式

　　1、电视、广播以硬广告为主，软新闻为辅；

　　2、报纸、网站以软新闻为主，硬广告为辅；

　　3、全国企业黄页只能是硬广告和企业信息刊登；

　　4、尽量制造展会亮点，争取引起这类媒体的主动关注，从而制造软新闻，软新闻能更好地提高展会的美誉度。比如，组织这类媒体的记者进行产业新闻报道，行业人物专访，或召开行业高峰论坛，邀请业内专家、学者、行业领袖就行业发展趋势、近期热点话题、最新科研成果等进行研讨，以新闻发布会的形式将这类信息传递给记者和媒体的信息采编人员，由他们挖掘题材，从侧面宣传展览会。

　　三、展会材料与户外广告

　　（一）媒介载体

　　这类媒介载体由展览会组织者自行制作。包括：

　　1、展会材料

　　（１）招商资料，如邀请函（预告性的简单邀请函和内容完整的正式邀请函）、传真件、调查问卷、征询表、信封、招商人员名片、门票；

　　（２）会务资料，会刊、参展指南、观展指南、采访指南、资料袋等；

　　（3）《会展快报》、《展会成果通报》之类的宣传材料等；

　　（4）展览会网站。

　　2、户外广告

　　可以利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场、专业市场、市内主要街道与展馆周围等地点，以户外广告的形式，进行广泛宣传。具体形式有：路牌、墙体、灯箱、易拉宝、海报、彩虹门、升空气球、气模柱、大型布幔、条幅、彩旗、吉祥物、灯杆POP、电子显示屏等。

　　（二）合作方式

　　展会材料与户外广告由展览会组织者自行制作，它们可以作为展览会组织者与其他媒体合作的交换资源。尤其是会刊广告、户外广告（展场广告、市区广告）、展览会网站、会展快报

　　等，都可进一步开发其广告资源，以增加与其他媒体交换的机会。

　　四、主办、承办、协办和支持单位

　　（一）媒介载体

　　1、主办、承办、协办和支持单位的内部发文，以及对展会资料的派发；

　　2、主办、承办、协办和支持单位的内部通讯、杂志报纸、自办刊物；

　　3、主办、承办、协办和支持单位的网站

　　4、主办、承办、协办和支持单位的客户资源

　　（二）合作方式

　　展览会具体组织者通常会与主办、承办、协办和支持单位签订合作协议，并支付一定挂名费用，而作为主办、承办、协办和支持单位也有一定的义务来宣传推广展览会。因此，可以加强与其相关部门的沟通协调，提出自己具体的宣传推广需求与合作方式，尽可能地使其履行义务。

　　五、其他组织

　　（一）媒介载体

　　1、中国驻国外的大使馆、外国驻中国各大城市的大使馆；

　　2、外经贸、贸促会、台办、侨办部门等；

　　3、国内外商业性协会、大型采购代理商、经销商、进出口公司、贸易公司、批发零售商等；

　　4、展览咨询机构；

　　5、其他跨地区的组展机构（营销代理）；

　　6、同类大型展览会；

　　7、参展商。

　　（二）合作方式

　　1、对于1、2类的组织，可由政府出面进行协调，争取获得他们的支持；

　　2、对于贸易性组织或商人，可在贸易类媒体加强宣传攻势，吸引他们的注意力；

　　3、对于展览咨询机构、跨地区组展机构和同类大型展览会，则可以

　　（1）进行差异性资源整合，相互帮助组展或使其成为招展代理；

　　（2）交换网站链接、会刊广告、展会现场帮发资料，或在展会期间召开新闻发布会等；

　　4、对于参展商，可通过其发门票邀请客户等形式进行展览会宣传推广。

　　以上展览会信息的传播方式除投放硬广告、软新闻外，还可以通过一些活动进行传播，如举办新闻发布会、记者联络会/招待会、参展商/观众供需说明会、产业发展论坛、会展论坛等。

　　七、 会展招展函

　　（一）展会概况

　　1、组织机构

　　a) 时间：20xx年8月1日

　　b) 地点：福州市国际会展中心

　　c) 主办单位：福州市人民政府

　　d) 协办单位：福建省旅游局、福州市旅游局、福州市发展和改革委员会、福州市经济

　　e) 会务执行：XX会展有限公司 f) 媒体支持：福建日报、海峡都市报、海峡消费报、闽南日报、福建经济电台、福建电视台

　　2、 展会特色：本届展会组委会全新，实施规模化、市场化、差异化运作，两大“亮点”，打造展会。